Buku: Dibutuhkan Manajemen dan Prosedur Kerja di Bidang Kearsipan

02Bandung, UPI

Organisasi adalah wadah untuk sekelompok individu/golongan yang berinteraksi dalam wewenang tertentu yang berisi aktivitas yang berupa kegiatan yang menunjang untuk mencapai suatu tujuan. Pada setiap kegiatan di dalam sebuah organisasi dibutuhkan berbagai data dan informasi. Data dan informasi yang dimaksud dapat terekam dalam bentuk arsip. Sebagai sumber informasi yang diandalkan, arsip sudah seharusnya dikelola secara baik melalui berbagai tahapan sejak penerimaan, penyimpanan hingga proses pemusnahannya.

Pengetahuan mengenai manajemen arsip dirasa perlu, karena menurut Betty (1992) sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan setelah meluncurkan kegiatannya (records inventory) dapat menyisihkan arsip dari unit kerja ke unit penyimpanan arsip inaktif sebanyak 75%, sisanya 25% merupakan arsip yang benar-benar aktif. Jika arsip tidak dikelola dengan baik maka akan terjadi penumpukan arsip karena pada dasarnya arsip akan berkumpul secara alami sejalan dengan berjalannya sebuah perusahaan atau instansi.

Buku “Manajemen Kearsipan” menjabarkan mengenai kearsipan secara menyeluruh dengan pemanfaatan baik dalam organisasi maupun pada lembaga pemerintahan dan swasta. Arsip dapat dikatakan sebagai catatan memori kolektif keberadaan suatu lembaga atau Institusi. Melalui catatan itulah kini dapat tergambar perjalanan panjang sejarah keberadaan suatu lembaga dari waktu ke waktu. Kita tidak akan pernah tahu peristiwa apa yang pernah terjadi di masa lalu, tanpa melihat warisan catatan sebagai memori kolektif yang merupakan identitas, harkat dan perwujudan aktivitas sebuah lembaga. Memori yang tertulis dalam arsip dan sebentuk fakta selalu dapat disimak masa kini dan diwariskan kepada generasi di masa yang akan datang.01

Oleh karena itu, dibutuhkan manajemen dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Karena dengan manajemen kearsipan yang baik akan menunjang kegiatan administrasi menjadi lebih lancar, meskipun seringkali hal ini diabaikan dengan berbagai macam alasan. Selain itu juga terdapat berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana yang selalu menjadi salah satu alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Buku ini setidaknya dapat dijadikan sebagai patokan dalam me-manage arsip. secara garis besar, isi dari buku ini menjelaskan mengenai:

Pengantar Kearsipan yang di dalamnya berisi pendefinisian arsip yang dilihat dari segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya; Perbedaan arsip sebagai recorded information dengan jenis informasi lainnya seperti perpustakaan dan museum dilihat dari fungsi, sasaran, akses, konten, serta pengelolaannya; Karakteristik arsip dengan merujuk pada UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan lebih lanjut bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya; Serta fungsi dan nilai guna arsip yang diharapkan dapat menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.

Sejarah Kearsipan yang bukan hanya dilihat dari terbentuknya sebuah lembaga kearsipan di sebuah negara, melainkan mengenai perkembangan kearsipan, sistem kearsipan serta perkembangan dan kemajuan dalam bidang kearsipan.

Manajemen Kearsipan yang dimaksudkan sebagai pelaksanaan fungsi pengawasan atas arsip sebagai sumber informasi bagi penyelenggaraan kegiatan. Maka sebagai sumber informasi yang diandalkan, arsip sudah seharusnya dikelola secara baik melalui berbagai tahapan sejak penerimaan, penyimpanan hingga proses pemusnahannya.

Manajemen Arsip Statis yang dimaksudkan untuk menjaga kelestarian arsip statis, karena arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). arsip statis harus disimpan di sebuah lembaga atau organisasi yang berfungsi khusus untuk menyimpan, memelihara, merawat dan mendayagunakan arsip statis untuk kemaslahatan umat dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa kepada generasi mendatang.

Manajemen Arsip Dinamis yang memberikan perhatian pada semua informasi yang terekam dalam media apapun, tidak hanya terbatas pada media kertas dengan pengelolaan yang tidak terbatas, bukan hanya pada arsip yang telah diciptakan, tetapi juga pada pemeliharaan sistem yang memungkinkan perekaman informasi seluruh kegiatan bisnis organisasi yang harus dilakukan secara efektif.

Manajemen Arsip Aktif yang dimaksudkan untuk mendukung kelancaran pekerjaan dan mendukung proses pengambilan keputusan. Manajemen arsip aktif yang sesuai dengan kebutuhan dan ketepatan serta kecepatan dalam penemuan kembali arsip saat diperlukan.

Manajemen Arsip Inaktif yang dimaksudkan untuk mengatasi permasalahan arsip inaktif yang tidak teratur, manajemen arsip inaktif yang berjalan dengan baik akan membantu arsip inaktif sehingga memiliki nilai guna dan tidak menjadi beban organisasi .

Manajemen Arsip Elektronik yang dikatakan sebagai solusi atas persoalan arsip yang semakin hari semakin bertambah banyak. Melalui pengelolaan arsip secara elektronik dapat diperoleh berbagai manfaat yang mendukung terciptanya efektivitas dan efisiensi organisasi.

Manajemen Jadwal Retensi Arsip yang dikatakan sebagai solusi dari permasalahan yang sering dihadapi oleh pengelola arsip yaitu menumpuknya arsip dari waktu ke waktu karena karakteristik arsip yang bersifat accumulating naturally yang artinya arsip suatu lembaga menumpuk dengan sendirinya sejalan dengan berjalannya suatu lembaga atau organisasi tersebut

Pengawasan Kearsipan yang dimaksudkan untuk mewujudkan sistem kearsipan yang handal, dikelola secara professional berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan internasional dalam rangka melestarikan memori kolektif bangsa dan memanfaatkannya sebagai sumber informasi untuk kemaslahatan bangsa.

Buku ini diharapkan mampu memperjelas pemahaman mengenai kearsipan dan disertai dengan prosedur pengelolaan dari berbagai jenis arsip dalam berbagai lingkungan organisasi, baik dalam instansi pemerintah, swasta dan perorangan. (Linda Setiawati, Kontributor LPPM UPI)