Arsip dan Perannya dalam Menentukan Kebijakan

Bandung, UPI

Berbicara arsip tidak hanya bicara tumpukan kertas bekas atau hal-hal yang berkaitan dengan administrasi saja, tetapi lebih jauh berbicara tentang sebuah kebijakan. Perguruan Tinggi wajib membentuk lembaga kearsipan berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 pasal 16 ayat 2.

Demikian ungkap Sekretaris Eksekutif Universitas Pendidikan Indonesia Dr. H. M. Solehuddin, M.Pd., M.A., saat membuka kegiatan Sosialisasi Peraturan Rektor tentang Klasifikasi Arsip Substantif dan Fasilitatif Universitas Pendidikan Indonesia, dihadapan para pimpinan Fakultas, SPs, Program Studi, dan Unit kerja  lainnya serta pengelola kearsipan dari masing-masing unit kerja, di Gedung Auditorium FPIPS Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung, Kamis (29/12/2016).

Lebih lanjut dikatakan, bahwa Arsip Universitas sudah melakukan langkah besar walaupun dalam keterbatasan. Penataan arsip seyogyanya akan memberikan dampak luas terhadap kemajuan universitas. Pun demikian, universitas juga melakukan berbagai macam upaya untuk memperoleh akreditasi dalam bidang kearsipan. Apa yang bisa diperbuat, maka perbuatlah. Sepanjang tahun 2016 Arsip Universitas sudah melaksanakan 3 kali diklat dan 1 kali bimbingan langsung kepada 44 unit kerja dan 5 Kampus UPI di daerah.

Sementara itu Kepala Arsip Universitas Dr. H. Ade Sobandi, M.Si., M.Pd., menegaskan,”Lahirnya Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan menjadikan Perguruan Tinggi Negeri sebagai salah satu komponen penyelenggara kearsipan,  secara tegas pada pasal 16 menyebutkan bahwa unit kearsipan wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD).”

Ketentuan terkait Perguruan Tinggi sebagai salah satu penyelenggara kearsipan tercantum dalam pasal 6 ayat 4 UU Nomor 43 Tahun 2009 yang berbunyi, “Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi”.

“Arsip Universitas UPI sesuai dengan Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 6489/UN40/HK/2015 Tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Indonesia memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dalam rangka melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya Arsip Universitas UPI harus menyusun berbagai instrumen pengelolaan arsip salah satunya adalah Klasifikasi Arsip baik substantif maupun fasilitatif,” ujarnya.

Berdasarkan hal tersebut, Klasifikasi Arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia yang telah ditetapkan melalui Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia No. 8908/UN40/HK/2016 Tanggal 27 Desember 2016 disosialisaikan dihadapan 250 orang.

“Tujuan utama sosialisasi ini adalah untuk memberikan pemahaman tentang arsip, sehingga arsip UPI yang bernilai guna dapat dikelola secara terpadu, sistematik dan komprehensif. Melalui pengelolaan arsip  yang sesuai peraturan yang berlaku dapat menjadikan arsip sebagai sumber informasi yang dapat memberikan kontribusi terhadap terwujudnya UPI sebagai universitas pelopor dan unggul. Melalui sosialisasi ini memberikan pemahaman bagi para pengelola arsip, agar dalam pengelolaan arsip sesuai dengan aturan yang telah ditentukan,” tutupnya. (dodiangga)