Pembelajaran Berharga dari Universitas Sumatera Utara
|Sumut, UPI
Universitas Pendidikan Indonesia yang terdiri atas Sekretaris Universitas (SU), Prof. Dr. Memen Kustiawan, Kepala Kantor Humas, Prof. Dr. Deni Darmawan, Kepala Bagian Sekretariatan Universitas Dr. Archiana Damayanti, beserta para staf SU Pak Ikbal dan Ibu Yulianti Sartika malakukan kunjungan ke Sekretariat Universitas, Universitas Sumatera Utara (USU), 21-23 September 2022. Belajar ke USU dapat pengalaman belajar yang berharga, terutama mengenai Scope dan Squence Bidang Kehumasan yang sangat komprehensif mulai dari bidang Kesekretariatan, Keprotokeleran, serta Strategi Kepromosian.
Keberadaan dan keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan promosi, di USU lebih banyak memberdayakan mahasiswanya dengan strategi personal oleh Coordinator Branding di Humas. Demikian juga dilakukan pembentukan kelompok penyediaan anggaran untuk mahasiswa dalam bentuk transport perbulan untuk USU TV yang melibatkan mahasiswa, jadi Talent-talent bermunculan dan memberikan kontribusi ke Humas melalui TVUSU. Demikian juga dengan Pengelolaan Medsos, disana para mahasiswa perbulan disiapkan dukungan funding untuk memberikan kontribusi konten sehingga produknya sangat kompetitif dan bagus-bagus. Untuk publikasi rutin mengenai siaran pers di Humas USU dilakukan secara mingguan dan rutin dengan sejumlah wartawan mitra dan media yang berjumlah 40 media massa.
Ada Best Practices yang sangat menarik dari Humas USU, yaitu mengenai Humas Fakultas, dimana Humas USU memiliki kontribusi yang sangat dinamis dan bermutu sejumlah berita maupun realisnya dari tingkat fakultas dan tidak hanya berupa operator website saja. Kemungkanan ini peluang yang dapat dilakukan oleh Humas UPI, dimana strategi dan pendekatan untuk menggerakan kembali Humas dari fakultas yang tidak hanya sebagai kontribusi “Musiman” namun secara terstruktur ditata pengelolaannya secara resmi dan masuk ke dalam manajemen RKAT Kantor Humas. Hal ini sangat penting guna mengejar dan belajar dari Raihan Anugerah Humas Dikti, dimana USU mampu meraih AHD (Anugerah Humas Dikti) untuk Insan Dikti Terpopuler. Demikian inti dari kekuatan untuk bidang kehumasan adalah keberadaan dan dukungan dari RKAT yang memadai. Namun demikian Humas UPI alhamdulillah telah melakukan yang terbaik untuk menunjukkan prestasi antar kehumasan di Nusantara ini.
Tentunya dukungan program sangat ditentukan oleh kekuatan funding yang dimiliki, hal ini tentunya bagaimana masing-masing universitas PTNBH ini memiliki strategi dalam tata kelola dan anggaran program yang memadai. Demikian juga dengan sejumlah unit kerja yang berada di bawah naungan Kantor Sekretariat Universitas ini di USU juga mencakup Bidang Kearsipan, dengan jumlah Arsiparis 10 orang. Pengalaman menarik lainnya mengenai kinerja ULT yang menangani layanan informasi yang harus menyelesaikan layanan selama 1 jam secara optimal selesai. Ada pengalaman menarik dimana Kantor Hukum tidak ada digaris koordinasi SU, dimana di Kantor Hukum tersendiri tata kelolanya.
Kondisi atas ditegaskan oleh Sekertaris Universitas USU yang menjelaskan mengenai luas Adapun lahan yang dikelola USU seluas 120 Hektar. Tentunya ini sangat potensial, terutama saat USU melakukan proses propmosi, termasuk dalam mengelola Tata Surat Dinas yang dikembangkan dalam bentuk e-tatasuratdinas. Adapun unit kerja yang berada di bawah koordinasi Sekertaris Universitas ini sama dengan di Universitas Pendidikan Indonesia. Semoga Pembelajaran dari USU ini akan melahirkan sebuah forum strategis diantara PTNBH ataupun PTN BLU maupun PTN Satker dalam semangat memajukan universitas di seluruh Indonesia. Sehingga upaya peningkatan kinerja dan prestasi yang diraih oleh organ Sekretaris Universitas bagi PTNBH menjadi lebih baik lagi. (Medio September, 2022, DD)