Pentingnya Mengelola Arsip

Bandung, UPI

“Disadari atau tidak, permasalahan pengelolaan arsip di suatu unit kerja yang penuh dengan arsip, arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas masing-masing, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas, arsip hilang, arsip yang disimpan sulit ditemukan kembali, penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan cepat dan tepat. Lebih mirisnya lagi tidak ada arsiparis yang  mengelola arsip, pemberkasan arsip tidak mempergunakan klasifikasi  tetapi berdasar nomor urut agenda  atau jenis naskah dinas,” demikian ungkap Arsiparis Madya Arsip Nasional Republik Indonesia Dra. Satriani saat memberikan materinya dalam kegiatan Diklat Teknis Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia, Selasa (21/11/2017), di University Center Kampus UPI Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung.

Lebih lanjut dikatakan, mantan Presiden Republik Indonesia Soeharto dalam “Seminar Tropical Archivologi” tahun  1969, pernah mengatakan bahwa apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, dan apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai dokumen2 negara tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2 nja memberi pelajanan kepada rakjat sebagai pemerintah jang baik.

“Adapun kondisi yang diinginkan yaitu unit kerja tertib arsip, arsip disimpan sesuai dengan sistem yang  sesuai, terselamatkannya arsip yang mempunyai kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional, arsip aktif dan inaktif terkelola dengan baik, prasaraana dan sarana kearsipan yang memadai, penemuan kembali arsip dapat dilakukan cepat dan tepat, ada arsiparis, dan pemberkasan arsip mempergunakan klasifikasi arsip,” jelasnya

Dalam pengelolaan Arsip Dinamis, katanya, harus memiliki instrumen wajib, diantaranya memiliki Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Keempatnya harus  sinergi dan terintegrasi, ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan Pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Khusus untuk JRA terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI.  

Ditegaskannya,”Sehubungan dengan hal tersebut, maka pengelolaan arsip harus dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan dan standar kearsipan, sejak penciptaan hingga penyusutan. Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA, hal ini berdasarkan UU 43 Tahun 2009 pasal 48 dan PP 28 Tahun 2012 pasal 53. Sementara itu berdasarkan Pasal 31, PP 28 Tahun 2012, Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip, dan di dalam kegiatan penyusutan arsip ada penyusutan arsip, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, penyerahan arsip.”

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai  guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Tujuannya yaitu untuk memudahkan pengendalian arsip yang tercipta, mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja, menghemat tempat dan peralatan serta biaya, mempercepat  penemuan kembali, menyelamatkan arsip penting, memusnahkan arsip yang tidak penting, menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen (sekunder) serta mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional. Penyusutan dapat dilakukan dengan 2 cara, pertama penyusutan tanpa menggunakan JRA, yaitu menyusutkan dengan melalui suatu proses penilaian (apraisal) Arsip, dan kedua penyusutan dengan JRA. (dodiangga)