Arsip Universitas Selenggarakan Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Ahli

Bandung, UPI

Sebanyak 25 pengelola arsip di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) mengikuti Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Ahli di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia, di Ballroom Hotel Travello Jalan DR. Setiabudhi No.268 Bandung, Senin (27/8/2018). Hadir sebagai pemateri kunci Sekretaris Utama ANRI Drs. Sumrahyadi, MIMS.

Menurut Kepala Arsip Universitas UPI Dr. H. Ade Sobandi,  M.Si., M.Pd., lahirnya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai norma, standar, prosedur dan kriteria (NSPK).”

Lebih dari pada itu, lanjutnya, arsip memberikan warna baru bagi kearsipan yaitu mewajibkan sebuah perguruan tinggi untuk mempunyai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPT). Sejak 2015, UPI sudah resmi memiliki Arsip Universitas, sesuai SOTK dan SK Rektor. Tujuannya, pertama yaitu melakukan pembinaan kearsipan di seluruh unit kerja dan kampus UPI di daerah. Kedua, pengelolaan arsip statis.

“Ada poin-poin yang harus diperhatikan, pertama harus jelas organisasinya, jelas regulasinya. Arsip Universitas di UPI dikuatkan oleh 4 Peraturan Rektor, Instrumen Arsip Dinamis, Kebijakan Umum, Prosedur Operasional Baku (POB) Kerjasama/Standard Operating Procedure (SOP), 14 regulasi yang sudah dinilai oleh tim akreditasi kearsipan. Kemudian sumber daya manusia bidang kearsipan, di UPI masih belum seimbang antara sdm dengan arsip yang tercipta, maka atas dasar ini UPI bekerja sama dengan Pusdiklat Arsip Nasional meyelenggerakan Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Ahli di Lingkungan UPI,” ungkapnya.

Kenapa harus ahli, ujarnya, karena mereka akan diposisikan sebagai koordinator 2, dan kenapa lama, karena materinya cukup banyak, pertama pengenalan secara manual tentang kearsipan, kedua arsip berbasis elektronik, kemudian waktu yang harus dilewati selama 28 hari + 45 hari magang di unit kerja masing-masing. Sarana dan prasarana di UPI sudah memenuhi standar minimal. Disamping itu, sumber pendanaan harus menjadi perhatian juga. Targetnya tahun 2019 Arsip Universitas UPI harus terakreditasi. Saat ini, Arsip Universitas memiliki 3 ahli 1 terampil kearsipan.

Sementara itu dalam kesempatan yang sama, Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi Prof. Dr. Aim Abdulkarim, M.Pd., mengatakan,”Berkaitan dengan kearsipan, UPI berupaya untuk mengoptimalkan perannya demi tertibnya administrasi, terlepas ada arsiparis atau tidak. Efektif, produktif, dan kembali ke jalan yang benar. Sebagai perbandingan, di perguruan tinggi lain, sudah ada yang mampu menghadirkan arsip dalam hitungan menit.”

Ditegaskannya, tujuan Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Ahli Di Lingkungan UPI ini adalah ingin menjadikan 4 ahli arsiparis menjadi 29 ahli arsiparis, melalui cara ini, arsiparis yang ada dapat memberikan pembinaan pada pengelola arsip di unit kerja. Dengan arsip tertib, dampaknya akan mempermudah ISO, dan jika dilihat dari sumber daya manusianya, UPI sangat memungkinkan untuk tertib administrasi, sehingga mempermudah dalam proses akreditasi. Dengan arsip yang baik, UPI sangat memungkinkan untuk mengikuti berbagai pemeringkatan, apalagi saat ini UPI berada di cluster 1. Arsip jangan dihindari, jangan dianggap menakutkan, prinsipnya semua orang punya kemampuan kearsipan. (dodiangga)