Ikuti Workshop Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan: ANRI Sebut UPI telah Mengalami Banyak Kemajuan

Salah satu kegiatan untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di seluruh pencipta arsip ialah melakukan pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Indonesia (ANRI) untuk memotret pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan di berbagai lembaga mulai dari kementerian, badan usaha milik negara, hingga perguruan tinggi negeri di seluruh Indonesia. Oleh karena itu, ANRI mengundang lima belas Kementerian/Lembaga, lima Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan lima Perguruan Tinggi Negeri  di Indonesia untuk menghadiri acara Workshop Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2019.

Universitas Pendidikan Indonesia merupakan salah satu PTN yang diundang dalam workshop tersebut. Tiga orang perwakilan dari Arsip Universitas UPI, yang terdiri dari Kepala Arsip Universitas yaitu Dr. Budi Santoso, M.Si. serta dua arsiparis yaitu Dra. Ela Rosalina dan Aswari, A.Md., mengikuti kegiatan Workshop Pengawasan Kearsipan ini pada hari Senin tanggal 16 Maret 2020 yang dilaksanakan di Ruang Kepala Sub Direktorat Kearsipan III.

Sebelumnya, di Tahun 2016 UPI telah melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan serupa dari ANRI namun mendapatkan hasil yang kurang baik sehingga ANRI memberikan berbagai saran terkait penyelenggaraan kearsipan di UPI. Pada Workshop Pengawasan inilah ANRI akan me-review apakah saran yang diberikan oleh ANRI saat itu sudah dilaksanakan atau belum oleh UPI.

Saat penyelenggaraan workshop, perwakilan Arsip Universitas UPI menyampaikan beberapa kemajuan penyelenggaran kearsipan di lingkungan UPI. Pertama dari segi kebijakan, UPI telah merevisi beberapa peraturan seperti Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan UPI, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, dan Pedoman Pengeloaan Arsip Statis. Kedua dari segi pembinaan, UPI telah melaksanakan pendampingan di seluruh UK II mulai dari tahun 2016, monitoring dan evaluasi mulai tahun 2018, dan audit internal mulai tahun 2018. Aspek lain yang cukup mendapatkan perhatian dari ANRI ialah pengelolaan arsip statis di UPI. Saat ini, perkembangan pengelolaan arsip statis yang telah dilaksanakan oleh UPI ialah pelaksanaan akuisisi arsip, pengelolaan arsip, penyusunan alat bantu pencarian arsip, dan sebagainya.

Perwakilan ANRI menyebutkan bahwa UPI telah mengalami banyak kemajuan dalam penyelenggaraan kearsipan. ANRI juga salut karena UPI sudah memiliki ratusan arsip statis hingga memiliki Depo Arsip Statis. Berbagai hal yang disebutkan oleh perwakilan UPI pada workshop ini akan dicek kebenarannya secara langsung oleh pihak ANRI. Selama empat tahun berdirinya, Arsip Universitas UPI telah memperbaiki berbagai kekurangan penyelenggaran kearsipan di lingkungan UPI berdasarkan hasil temuan ANRI pada tahun 2016 dimana saat itu Arsip Universitas UPI belum lama berdiri. Selanjutnya, Arsip Universitas akan terus melakukan perbaikan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UPI. (Arsip Universitas@2020)