Panitia Implementasi Tanda tangan Elektronik dengan Sistem Aplikasi Naskah Dinas

Bandung, UPI

Penggunaan tanda tangan elektronik ini sudah dirancang sejak tahun 2020. Hal ini didasari oleh keinginan Pak Rektor agar dalam kegiatan surat menyurat tidak lagi menggunakan kertas atau paperless. Berdasarkan hal tersebut maka dirancanglah sebuah sistem yang disebut Sistem Aplikasi Naskah Dinas (SANDi).

Pernyataan tersebut disampaikan Kepala Arsip Universitas Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Dr. Budi Santoso, M.Si., di sela-sela kegiatan Workshop Penggunaan Tanda Tangan Elektronik di Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Lantai Dasar Gedung Perpustakaan Jalan Dr. Setiabudi No.229 Kota Bandung, mulai Senin sampai dengan Kamis (6-9/6/2022).

Lebih lanjut dijelaskan,”Sementara ini, dalam tata naskah dinas yang dibuat Kantor Arsip Universitas UPI, tercatat ada 48 Pimpinan Unit Kerja yang terdaftar untuk menandatangani menggunakan tanda tangan elektronik.”

Pelatihan pada Aplikasi SANDi ini, ungkapnya, diikuti oleh Pimpinan Unit, Perwakilan Pejabat Pemaraf dan Perwakilan Petugas Pembuat Surat. Diharapkan, di tahun mendatang bisa bertambah karena 1 orang hanya memiliki 1 sertifikat elektronik.

“Semua dokumen sudah terstandar sesuai dengan tata naskah dinas yang kami buat. Kemudian, manakala naskah dinas tersebut ditandatangan nantinya ditandatangani menggunakan aplikasi tanda tangan elektronik dan pendistribusiannya menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), namun nantinya kami alihkan menjadi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi),” ungkapnya lagi.

Sementara itu pada kesempatan yang sama, Wakil Rektor Bidang Inovasi, Kebudayaan dan Sistem Informasi UPI Prof. Dr. H. Agus Rahayu, M.P., mengatakan bahwa setelah melalui Piloting, tahapan uji coba dan evaluasi terhadap 5 unit kerja di UPI, kegiatan ini diikuti oleh seluruh unit kerja yang terdaftar.

Workshop Penggunaan Tanda Tangan Elektronik ini merupakan tahapan paling penting dari transformasi digital yang melibatkan seluruh unsur pimpinan yang memiliki kewenangan menandatangani surat dan atau dokumen resmi lainnya semuanya sudah terregristrasi di Balai Sertifikasi Elektronik,” tegasnya.

Diharapkan, ujarnya lagi, setelah selesai kegiatan ini tanda tangan elektronik sudah mulai digunakan secara efektif. Fungsi-fungsi kearsipan nantinya akan bergeser ke fungsi-fungsi manajemen data. Saya mengajak semua pihak termasuk unsur pimpinan secara sungguh-sungguh untuk mengikuti kegiatan ini.

Hal serupa ditegaskan oleh Direktur Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi UPI Dr. Cepi Riyana, M.Pd., dikatakannya,”Terkait dengan implementasi kebijakan Penggunaan Tanda tangan Elektronik di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), maka Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi (STI) UPI harus melengkapi dan menyediakan 2 hal. Ini terkait dengan pemanfaatan IT yaitu pembuatan aplikasi dan pembangunan infrastrukturnya. Aplikasi digunakan untuk membuat dan mendistribusikan surat, serta aplikasi pembuatan tanda tangan elektronik itu sendiri.”

Kedua, lanjutnya, infrastruktur diperlukan untuk menunjang kebijakan Pak Rektor tentang Smart Management System yang di dalamnya ada integrasi tanda tangan elektronik. Nantinya semua data dalam bentuk paper work harus berubah menjadi arsip digital. Arsip digital ini tentu saja harus tersimpan di dalam data center.

Dikatakan lebih lanjut,”Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi terhadap 5 unit kerja, UPI sudah sangat siap untuk mendukung Penggunaan Tandatangan Elektronik, tidak ditemukan kendala yang menghambat. Hasil ini bisa didiseminasikan ke seluruh unit kerja.” (dodiangga)