Pelatihan SINERGI sebagai Upaya Peningkatan Komitmen Organisasi dalam Mengelola Arsip Dinamis

UPI, Bandung.  Tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Universitas Pendidikan Indonesia yang diketuai oleh Dr. Linda Setiawati, M.Pd. dengan anggota Dr. Budi Santoso, M.Si., dan Angga Hadiapurwa, M.I.Kom. serta Tim Teknis yakni Aswari, S.Kom., Hafsah Nugraha, M.I.Kom., Ridha Pratama Rusli, S.S.I., dan Riksa Ahmad Permana, telah melaksanakan pelatihan Kompetensi Pegawai dalam Menerapkan SINERGI UPI di unit kerja pada hari Jumat, 9 Juni 2023. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Fakultas Ilmu Pendidikan Indonesia pada pukul 08.00-11.30 WIB dan dibuka secara langsung ketua tim pengabdian yang juga sebagai Ketua Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. Kegiatan tersebut sebagai salah satu rangkaian Program PkM dengan judul Pembinaan Kompetensi Pegawai dalam Menerapkan SINERGI UPI sebagai Upaya Meningkatkan Sadar Arsip di Unit Kerja.

Kegiatan pengabdian ini diikuti oleh staf administrasi semua program studi yang ada di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan. Pelibatan staf ini dipilih berdasarkan intensitas penggunaan aplikasi pengelolaan arsip karena selama ini arsip dan persuratan banyak dikelola oleh staf administrasi. Penerapan SINERGI UPI dimulai awal tahun 2023 menggantikan SIKD yang diterapkan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia pada tahun-tahun sebelumnya.

Untuk mendukung kegiatan pelatihan ini, Tim PkM menghadirkan narasumber yang berkaitan langsung dan memiliki kredibilitas yang tinggi dengan pengelolaan arsip dinamis di UPI. Sehingga para peserta dapat memiliki kesempatan dalam menyimak langsung dari sumber utama berkaitan dengan pengelolaan SINERGI UPI serta dapat meningkatkan kesadaran akan arsip di unit kerja masing-masing. Pematerian yang pertama yaitu mengenai “Sistem Informasi Kearsipan di UPI (SIKD & SINERGI) yang disampaikan oleh Dr. Budi Santoso, M.Si. selaku Kepala Unit Arsip Universitas Pendidikan Indonesia. Pada awal pematerian disampaikan bagaimana arsip berperan penting di setiap Unit Kerja di lingkungan UPI. Pada kesempatan itu juga disampaikan bagaimana sepak terjang perjalanan pengelolaan Arsip UPI yang bergerak secara manual di awal perkembangan sampai sekarang menggunakan sistem yang terintegrasi. Arsip UPI juga saat ini memiliki sertifikat akreditasi kearsipan dengan predikat A (Sangat Baik) dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pematerian kemudian dilanjutkan oleh Aswari, S.Kom., yang merupakan tim pengembang SINERGI UPI menyampaikan materi berkaitan dengan “Sosialisasi Pengenalan Sistem SINERGI”. Sosialisasi ini dilaksanakan guna memberikan arahan kepada staf administrasi sebagai peserta kegiatan berkaitan dengan informasi pemakaian SINERGI UPI yang baru efektif digunakan pada tahun 2023 ini. Dari informasi yang disampaikan, para peserta banyak yang bertanya tentang penggunaan dan peluang pemanfaatan SINERGI UPI secara lebih luas lagi. Secara keseluruhan peserta memberikan respon positif mengenai SINERGI UPI karena dianggap dapat membantu secara efektif kegiatan pada unit kerja masing-masing.

Pematerian dilanjutkan oleh Dr. Hj. Linda Setiawati, M.Pd. mengenai “Penguatan Arsip Digital sebagai Upaya Meningkatkan Sadar Arsip” yang disampaikan kepada para peserta pelatihan sebagai pengingat kembali bahwa arsip merupakan hal yang penting. Tidak hanya itu, dengan bergeraknya kemajuan zaman, perubahan arsip menjadi digital juga perlu disadari. Untuk dapat mendukung sadar arsip, dijelaskan juga bahwa komitmen organisasi memiliki peranan yang penting agar kesadaran mengenai arsip dapat tetap dimiliki oleh masing-masing unit kerja. Pemaparan tersebut ditutup dengan kutipan berkaitan dengan komitmen serta sadar arsip bahwa, “SINERGI di UPI baru digunakan awal tahun 2023 oleh seluruh unit dan sub-unit dan dikelola oleh unit Arsip Universitas. SINERGI ini dikembangkan dan digunakan sebagai upaya peningkatan sadar arsip di unit kerja, sehingga memerlukan komitmen dari keseluruhan unsur organisasi.”

Setelah pematerian dilanjutkan dengan pengisian penjelasan angket yang perlu diisi oleh peserta, hal ini sampaikan langsung oleh Angga Hadiapurwa, M.I.Kom, sebagai anggota tim pengabdian ini. Pengisian angket ini bertujuan untuk mengetahui kemampuan yang dimiliki oleh peserta dalam penggunaan SINERGI. Pada kesempatan ini disampaikan pula mengenai peluang yang mungkin dapat dilakukan dari data-data yang diperoleh dari pengisian angket tersebut untuk pengembangan SINERGI ke depannya dalam meningkatkan sadar arsip di lingkungan UPI.

Adapun kegiatan ini melibatkan anggota tim pengabdian lainnya yakni Ridha Pratama Rusli, S.S.I., yang bertugas sebagai MC, Hafsah Nugraha, M.I.Kom., serta Riksa Ahmad Permana sebagai Tim Teknis. Kegiatan pelatihan ini ditutup setelah melaksanakan sesi tanya jawab dan pengisian angket selesai dilaksanakan. Diharapkan dengan adanya kegiatan pelatihan ini dapat menjadi salah satu cara bagi para peserta pelatihan untuk dapat mempelajari SINERGI dan menumbuhkan sadar arsip di setiap unit kerja masing-masing, serta menjadi jembatan bagi sivitas akademik sebagai Tim PkM untuk melaksanakan kegiatan pengabdian yang berdampak dan berkontribusi pada unit kerja. (Kontributor: Ridha Pratama Rusli, Hafsah Nugraha, Angga Hadiapurwa)