Pemanfaatan Big Data dalam Membangun Jaringan Komunikasi Berbasis Perkantoran Digital
|Oleh Prof. Dr. H. Suwatno, M.Si.
Administrasi Perkantoran adalah salah satu bidang ilmu yang seharusnya paling “sibuk” dalam dua dekade terahir. Betapa tidak? Disrupsi teknologi dan informasi yang terjadi di awal abad-21 ini telah membuat makna “kantor” (office/workplace) harus dididefinisikan ulang. Apa yang kita kenal sebagai “kantor” di abad-20, hari ini sebagiannya masih relevan, namun separuhnya lagi sudah tidak relevan. Dalam berbagai buku teks ilmu Administrasi Perkantoran, kita mengenal istilah “kantor” berasal dari bahasa Belanda yaitu kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Sementara itu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor dimaknai dengan balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja.
Hari ini, kita mengenal betapa banyak organisasi/perusahaan yang sudah tidak lagi menggunakan gedung sebagai kantor. Atau kalaupun masih menggunakan gedung, hal tersebut hanya untuk kegiatan produksi atau operasional. Hanya sebagai “back office”. Sementara kegiatan pemasaran (marketing) dan kehumasan (public relation) kini sudah banyak yang tidak lagi membutuhkan gedung. Bahkan, banyak perusahaan yang sudah lama merekrut karyawannya secara full online.
Memang, hingga hari ini kantor-kantor perusahaan di seluruh dunia, termasuk di Indonesia, belum sepenuhnya berbentuk digital. Masih banyak organisasi/perusahaan yang tetap membutuhkan kantor fisik, karena mungkin supply chain-nya harus dilakukan secara fisik. Terutama di industri-industri manufaktur, industri pertanian dan sejenisnya. Namun untuk industri jasa, seperti jasa konsultasi, pendidikan, pelatihan, perbankan, jasa pembelian tiket dan sejenisnya, banyak diantara mereka yang telah mensubstitusi kantor fisiknya menjadi kantor digital. Sebutlah contohnya skillshare.com (situs dan aplikasi pembelajaran online) dan booking.com (situs dan aplikasi pemesanan tiket hotel online), dua website yang hampir seluruh aktivitas usahanya dilakukan secara digital. Di luar contoh itu masih banyak lagi perusahaan, baik di Indonesia maupun di luar negeri, yang menggunakan kantor digital untuk menjalankan operasi bisnisnya.
Secara normatif, tujuan dari kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Sementara fungsi kantor antara lain untuk menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberikan informasi serta melindungi aset perusahaan. Dari sini dapat kita simpulkan bahwa tujuan dan fungsi kantor yang paling utama berhubungan dengan informasi dan komunikasi. Pada kantor tradisional, aktivitas menerima, merekam, mengatur hingga memberikan informasi masih dapat dilakukan secara manual karena volume (jumlahnya) masih terbatas.
Hari ini, sebagian besar bisnis dihadapkan pada volume informasi yang luar biasa banyak dan besar. Dari mulai informasi tentang profil produk hingga informasi tentang profil customer. Besarnya volume informasi tersebut tentu tidak dapat ditangani dengan metode administrasi tradisional. Perusahaan-perusahaan “post-modern” di abad-21 ini sudah mulai banyak yang memanfaatkan apa yang disebut dengan Big Data dalam pengelolaan komunikasi dan informasi yang mereka lakukan.
Big Data
Berbicara tentang data, berarti berbicara tentang informasi. Berbicara tentang data besar (big data), berarti berbicara pula tentang overwhelming information (informasi yang melimpah). Oleh karena itu, para ahli mengatakan bahwa big data adalah informasi digital (Agarwal & Dhar, 2014).
Pada dasarnya, setiap komputer dan perangkat seluler sudah berisi informasi digital. Namun, tidak berarti secara otomatis merupakan big data. Menurut Chen, Mao, & Liu (2014), big data merupakan pengelolaan data menjadi informasi yang tepat sehingga dapat membantu pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat. Jadi, berbicara tentang big data itu tidak hanya berbicara tentang mesin-nya, atau software-nya, atau informasi yang terdapat di dalam data, melainkan berbicara tentang sistem manajemen data yang lebih luas.
Semakin besar/tinggi volume, variasi, kecepatan, tingkat kebenaran dan nilai dari data yang ada, maka semakin layak data tersebut dikategorikan sebagai big data.
Berbeda dengan Power (2014) yang mengembangkan 5V, Chen, Chiang dan Storey (2012) mengembangkan pandangan berbeda dalam penelitian mereka. Mereka mendefinisikan Big Data sebagai BI & A (Business Intelligence and Analytics). BI & A sering disebut sebagai teknik, teknologi, sistem, praktik, metodologi, dan aplikasi yang menganalisis data bisnis penting untuk membantu perusahaan lebih memahami bisnis dan pasarnya dan membuat keputusan bisnis yang tepat waktu.
Dalam penelitian mereka tentang BI&A, mereka telah menciptakan model evolusi dimensi data. Model ini berisi tiga tingkat evolusi data dan analitiknya, yakni: BI & A 1.0, BI & A 2.0 dan BI & A 3.0. Dalam model komprehensif mereka, Chen, Chiang dan Storey (2012) fokus pada evolusi data dan juga pada sisi aplikasi dan penelitian yang muncul dari BI & A.
Pemanfaatan Big Data
Menurut prediksi McKinsey, big data di masa depan akan menjadi basis utama dari setiap persaingan antar organisasi/perusahaan. Sehingga jika perusahaan tidak memanfaatkan big data untuk mendukung aktivitas bisnis mereka, kemungkinan mereka akan tergerus oleh perusahaan yang lebih menguasai data.
Big data juga akan menopang gelombang baru pertumbuhan produktivitas, inovasi, dan surplus konsumen. Untuk itu, praktik administrasi perkantoran harus mampu beradaptasi dengan situasi tersebut. Pengelolaan digital office harus mampu memanfaatkan terjadinya peningkatan volume dan detail informasi yang ditangkap oleh perusahaan, kebangkitan multimedia, media sosial, dan Internet of Things. Semua itu diperkirakan akan memicu pertumbuhan eksponensial dalam data untuk masa yang akan datang.
Perks (2015) mendefinisikan digital office sebagai kumpulan dari semua alat digital dalam suatu organiasi yang memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Alat-alat digital yang dimaksud yaitu internet, komunikasi, email, CRM, ERP, sistem SDM, kalender, dan proses perusahaan yang membantu jalannya fungsi bisnis. Implementasi digital office bagi perusahaan menjadi hal yang penting untuk mencapai keberhasilan yang berkelanjutan.
Adapun menurut Igloo (2017, dalam Attaran, et.al., 2019), dunia industri dan kaum akademisi mendefinisikan tempat kerja digital (digital office/workplace) dalam beberapa cara. Dalam penjelasan yang paling sederhana, tempat kerja digial adalah tempat untuk menciptakan koneksi dan menghilangkan hambatan antara orang, informasi, dan proses seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:
Oleh karena itu, dalam rangka untuk membangun jaringan komunikasi yang efektif serta untuk mendukung kolaborasi antar stakeholders perusahaan, maka digital office harus dirancang dengan cermat dan tidak boleh asal-asalan. Hal-hal teknis terkadang menjadi kendala, sehingga staf IT memiliki peran yang sangat sentral.
Prinsip-prinsip dan fungsi dari big data sangat perlu diterapkan terhadap organisasi/perusahaan yang memiliki digital office, karena big data mampu mengelola data yang sangat banyak dan beragam untuk menjadi informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang sangat singkat. Hal ini tentunya akan mengurangi cost (biaya) perusahaan.
Kompetisi antar perusahaan kian hari semakin ketat, dan sebagian diantara mereka juga sudah sama-sama menggunakan big data untuk membantu operasi bisnis mereka. Jadi, kemungkinan besar menurut saya di masa yang akan datang big data hanya menjadi instrumen yang niscaya dan hanya merupakan pra-syarat sebuah perusahaan untuk survive di tengah pusaran persaingan. Adapun untuk menjadi perusahaan yang maju (growing), mereka harus mampu beradu kecerdasan dalam menggunakan big data. Sama-sama menggunakan instrumen big data, namun harus lebih cerdas dalam analisa dan penerapan strateginya.
Sebagai contoh, di Indonesia, kita mungkin mengenal banyak perusahaan e-commerce seperti Tokopedia dan Bukalapak, atau perusahaan jasa pemesanan tiket seperti Traveloka dan PegiPegi, atau sebuah perusahaan bimbel online yang bernama Ruang Guru (ruangguru.com). Dapat dibayangkan berapa besar volume data yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, mengingat penggunanya (the users) sudah mencapai jutaan orang. Namun, saya meyakini ke depan akan semakin banyak bermunculan perusahaan-perusahaan yang serupa. Mereka semua menggunakan big data. Di saat semuanya sudah menggunakan big data, maka yang dibutuhkan tetap kecerdasan manusia dalam menggunakan instrumen teknologi yang tersedia.
Daftar Pustaka
Agarwal, R., & Dhar, V. 2014. Big Data, Data Science, and Analytics: The opportunity and
Challange for IS Research. Information Systems Research, 443-448.
Attaran, Mohsen & Attaran, Sharmin & Kirkland, Diane. 2019. The Need for Digital Workplace: Increasing Workforce Productivity in the Information Age. International Journal of Enterprise Information Systems. Volume 15, Issue 1, January-March 2019
Chen, H., Chiang, R. H., & Storey, V. C. 2012. Business Intelligence and Analytics: From Big Data to Big Impact. MIS Quarterly, 1165-1188
Chen, M., Mao, S., & Liu, Y. 2014. Big data: A survey. Mobile Network Application. Pp. 171-209.
De Mauro, Andrea, Greco, Marco & Grimaldi, Michele. What is big data? A consensual definition and a review of key research topics. International Conference on Integrated Information (IC-ININFO 2014), AIP Conf. Proc. 1644, 97-104 (2015)
Lestarini, Dinda, dkk. 2015. A Conceptual Framework of Engage Digital Workplace Diffusion. Conference Paper IEEE
Perks, M. 2015. Everything you need to know but were afraid to ask: the Digital Workplace. Online. https://www.unily.com/media/23747/the-digital-workplace-guide-whitepaper.pdf
Power, D. J. (2014). Using ‘Big Data’ for analytics and decision support. Journal of Decision Systems, 222-228
Riahi, Youssra & Riahi, Sara. Big Data and Big Data Analytics: Concepts, Types and Technologies. International Journal of Research and Engineering, 2348-7852 (P), Vol. 5 No. 9, September-October 2018, PP. 524-528