Penguatan SDM melalui Bimtek Pengelolaan Arsip

4

Bandung,UPI

Orang yang menguasai arsip adalah orang yang mengetahui dan menguasai informasi. Arsip merupakan bukti otentik dan hal yang menguatkan. Kearsipan merupakan bukti yang sah. Arsip adalah segala sesuatu yang ada tulisannya, dan yang penting harus tertulis, oleh karenanya diwajibkan kepada seluruh lembaga agar membentuk lembaga kearsipan.

Demikian ujar Kepala Subdirektorat Pusat III Bidang Pembinaan Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta Dra. Sulistyowati, MM., saat memberikan materinya di hadapan 44 tenaga pengelola kearsipan dalam kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia, Gedung LPPM UPI lantai 3, Selasa (30/8/2016).3

Lebih lanjut dikatakan, arsiparis terbagi dalam tiga kategori, pertama ahli, yang sesuai dengan latar belakang pendidikan, kedua terampil, dan ketiga adalah imparsing. Dasar hukum pembentukannya berdasarkan pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dimana setiap perguruan tinggi harus memiliki Arsip Universitas.

Arsip adalah surat masuk dan keluar harus menjadi satu kesatuan, tidak dipisah, jelasnya. Arsip dibedakan dalam dua2 kategori, pertama yaitu dinamis sifatnya aktif, masih sering digunakan, atau kegiatannya masih berlangsung dan disebut berkas kerja. Idealnya disimpan di meja kerja, tapi kalau sudah selesai namanya arsip aktif yang disimpan di filing cabinet atau record center atau unit kearsipan, dan disebut inaktif jika sudah dipindahkan berarti sudah inaktif. Kategori kedua adalah statis yaitu berkas yang disimpan selama-lamanya. Berapa lama arsip disimpan? Ya selama lembaga tersebut masih berdiri, kemudian arsip statis di PTN bisa disimpan sendiri oleh PTN yang bersangkutan.

Ditegaskannya,”PTN wajib membuat Arsip Universitas. SDM kearsipan ada tiga kategori Arsiparis, yaitu seseorang yang mempunyai kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh dari pendidikan formal; kedua Pengelola kearsipan, yaitu seorang PNS/PTT yang bertugas mengelola kearsipan; yang ketiga Struktural dibidang Kearsipan, yaitu Kepala Lembaga Kearsipan dan Kepala Unit Kearsipan di masing-masing unit kerja.”

1Dalam kesempatan yang sama, Kepala Arsip Unversitas Dr. H. Ade Sobandi, M.Si., M.Pd., mengatakan,”Sejak lahirnya Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,  Perguruan Tinggi mendapat kehormatan ditunjuk sebagai salah satu komponen penyelenggara kearsipan dan sekaligus diwajibkan untuk membentuk  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Arsip Universitas dibentuk dengan Peraturan Rektor UPI No. 6489/UN40/HK/2015 tentang Struktur dan Organsasi Tata Kerja Universitas Pendidikan Indonesia.”

Dijelaskannya, dalam pengelolaan arsip dibutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, untuk itu perlu dilakukan Bimbingan Teknis (BimTek) Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia, yang bertujuan untuk menyamakan persepsi tentang pengelolaan arsip di lingkungan UPI, memberikan pengetahuan dan keterampilan praktis tentang pengelolaan arsip di lingkungan UPI yang sesuai dengan perundang-undangan, dan uji coba Pola Klasifikasi Arsip di lingkungan UPI.BimTek Pengelolaan Arsip PT di lingkungan UPI dibuka secara resmi oleh Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya dan Administrasi Umum Dr. H. Edi Suryadi, M.Si., dan berlangsung selama dua hari. (dodiangga)2