UPI Akan Bangun Unit Layanan Terpadu

Bandung, UPI

Dengan bekal yang cukup panjang ditepuh, UPI akhirnya memutuskan untuk siap membangun Unit Layanan Terpadu (ULT) yang akan bermarkas di gedung University Center, demikian ditegaskan oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi, Prof. Dr. Aim Abdulkarim, M.Pd dalam rapat bersama dengan Tim Humas UPI. Selain itu, pembentukan ULT UPI ini sebagai langkah UPI untuk masuk dalam daftar pemeringkatan PTNBH dalam bidang keterbukaan layanan publik dari Kemenristek Dikti. Untuk melengkapi persiapan ini maka tim humas yang diwakili oleh Deni Darmawan melakukan kunjungan ke ULT Universitas Padjajaran, Rabu, (31/1).

Selama menimba ilmu tentang ULT di Universitas Padjadjaran ternyata sebuah ULT ini tidak sesederhana membentuk layanan informasi umum, ULT harus memiliki strktur organisasi yang ideal dan berdiri sendiri tidak merupakan bagian dari unit tertentu.

Unit Layanan Terpadu di Unpad tidak terintregrasi langsung dengan unit Humas Unpad, mereka menempatkan ULT di bawah langsung Direktorat Tata Kelola Universitas. Semua direktorat yang berjumlah 9 direktorat yang dimiliki Unpad menyambungkan layanan sistem informasinya kepada ULT melalui penanggungjawab masing-masing. Dengan demikian setiap jenis dan bentuk layanan yang diberikan melalui ULT sudah tersambung dengan sembilan direktorat di lingkungan Unpad, demikian dituturkan oleh Manajer ULT Unpad Dr. Elly, M.Si.

Dikatakan Dr. Elly, keberadaan SDM ULT yang dimiliki Unpad merupakan SDM yang secara khusus telah memperoleh pembekalan selama 3 bulan penuh melalui program magang di sembilan direktorat yang mereka miliki secara bergilir. Setelah mereka memperoleh pembekalan tersebut kemudian diberikan delegasi untuk mengawal setiap loket layanan help desk yang bermarkas di gedung ULT yang terletak di Gedung Rektorat Unpad. Adapun kebutuhan sarana dan prasarana serta sistem yang dikembangkan oleh ULT Unpad menunjukkan dibangun secara khusus sejak tahun 2006/2007. Sehingga selama itu layanan untuk semua civitas Akademika di Unpad sudah cukup lama dilakukan melalui ULT.

Dari pengalaman singkat ini menurut Deni Darmawan UPI juga pasti bisa dan sudah memiliki sistem yang sudah lama dibangun juga dari setiap direktorat yang ada di UPI sudah pasti telah memiliki sistem layanan yang lengkap. Langkah berikutnya tinggal membangun sistem yang terintegrasi dan penyediaan sarana fisik yang akan dibangun di gedung University Center.

Dalam desain yang telah dirancang ULT UPI akan mengintegrasikan delapan kelembagaan dalam empat layanan informasi secara terpadu melalui sistem digitalisasi data dan informasi yang mencakup (1) Layanan Akademik Dosen dan Mahasiswa; (2) Layanan Data Kelembagaan; (3) Layanan PPID dan Lapor; dan (4) Layanan Umum. Keempat layanan ini akan dibangun untuk menjadi pangkalan data dan informasi publik baik secara internal maupun eksternal bagi semua civitas akademika UPI.

“Dengan demikian ke depan setiap informasi dan pemenuhan kebutuhan data tidak lagi berbeda-beda antara satu direktorat dengan direktorat lainnya, khususnya dari segi waktu. Mengingat penuntasan layanan yang akan diperoleh publik civitas akademika UPI akan dengan cepat diperoleh dalam waktu yang singkat”, kata Dr. Deni Darmawan.

Hal ini penting dan akan menjadi salah satu indikator sebuah “Universitas Modern” di era digitalisasi layanan pubik yang transfaran cepat dan terintegrasi. Sebagai gambaran dari roadmap pembangunan ULT UPI, berikut adalah desain ULT UPI. (DD/DN)