Sebelum membahas lebih jauh tentang peran komunikasi dalam mewujudkan profesionalitas kerja di bidang perkantoran, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu tentang konsep-konsep dasar dari komunikasi perkantoran. Hal ini penting agar kita mengetahui filosofi, fondasi dan perkembangan keilmuan yang terjadi dalam disiplin komunikasi perkantoran.

Sebagaimana kita ketahui, bahwa hari ini komunikasi perkantoran menghadapi banyak tantangan perubahan, dari mulai perubahan paradigma (cara berfikir), perubahan manajemen, hingga perubahan teknologi. Perubahan-perubahan yang ada sejatinya tidak dapat terlepas dari narasi besar (grand narration) peradaban manusia, yang hari ini, menurut para ahli, sudah masuk ke fase masyarakat 5.0.

Meskipun demikian, di tingkat empiris (kenyataan riil), perubahan komunikasi perkantoran tidak serta-merta mengikuti perubahan di tingkat gagasan. Di lapangan kita masih melihat tidak sedikit komunikasi kantor yang masih di lakukan dengan gaya 3.0, 2.0 bahkan masih 1.0.

Memang, “zaman now” menuntut model komunikasi kantor untuk melakukan transformasi ke arah digitalisasi. Inilah tantangan kita semua, terutama bagi generasi milenial untuk berperan membawa komunikasi perkantoran ke arah yang lebih kekinian.

PERGESERAN MAKNA “OFFICE”

Menurut Chopra & Gauri (2015), pendekatan modern yang mengkaji istilah kantor lebih melihatnya sebagai fungsi (function) daripada sebagai tempat (place). Ketika kantor dimaknai sebagai fungsi, maka kegiatan-kegiatan seperti merencanakan, mengatur, mengoordinasikan, menstandarisasi, dan mengawasi dokumen, dapat dilakukan dimanapun dan oleh siapapun. Namun, jika kantor dilihat hanya sebagai tempat, maka semua dokumen dan kegiatan yang dilakukan di luar tempat yang disebut kantor tersebut tidak berada di bawah kendalinya.

Meskipun tren pemaknaan kantor modern saat ini lebih dipandang sebagai fungsi (function), namun makna kantor sebagai tempat (place) juga tidak bisa serta-merta dihilangkan. Soetrisno & Renaldi (2006) menjelaskan bahwa pengertian kantor sejatinya bisa dilihat dalam beberapa makna.

Pertama, kantor bisa diartikan sebagai tempat, atau yang biasa disebut dalam arti statis.

Kedua, kantor juga bisa dalam arti proses, atau yang biasa disebut dalam arti dinamis.

Ketiga, kantor juga bisa dalam arti sarana, atau yang biasa disebut dalam arti fungsional.

FUNGSI KANTOR MODERN

Menurut Chopra & Gauri (2015), fungsi kantor modern dapat diklasifikasikan ke dalam dua kategori, yakni: (1) Fungsi dasar (atau fungsi rutin); dan (2) Fungsi manajemen administrasi.

1. Fungsi Dasar

Kegiatan-kegiatan seperti mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi merupakan fungsi dasar dari kantor. Kantor berfungsi menyediakan layanan komunikasi dan pencatatan. Kantor juga menerima, merekam, mengatur (dan menganalisis) serta memberikan informasi.

• Fungsi Manajemen Administrasi

Selain memiliki fungsi dasar, kantor juga memiliki fungsi manajemen administrasi yang berguna untuk mendukung kelancaran fungsi kantor. Fungsi-fungsi tersebut antara lain:

1. Fungsi Manajerial
   1. Fungsi Hubungan Masyarakat (Humas)
   1. Melembagakan Sistem dan Rutinitas Kantor
   1. Pengamanan Aset
   1. Merancang dan Mengontrol Formulir
   1. Pengendalian Alat Tulis dan Perlengkapan
   1. Pemilihan dan Pembelian Peralatan Kantor
   1. Fungsi Personalia
   1. Mengontrol Biaya Kantor

KEMUNCULAN KANTOR VIRTUAL

Kantor virtual adalah rangkaian aplikasi terintegrasi yang diakses melalui internet dan tersedia 7 kali 24 jam. Aplikasi tersebut antara lain kalender, buku alamat, webmail, dan lain-lain, juga dapat disinkronkan dengan telepon. Dengan teknologi ini, setiap orang dapat menerima agenda melalui pesan teks setiap hari dan mengirim pesan teks langsung dari kantor virtual. Setiap orang juga dapat mengakses kantor virtual bahkan dari handphone mereka.

Kantor virtual dapat dibuat oleh seorang individu atau dapat dibuka untuk sekelompok karyawan, kolega, vendor, atau siapa pun di dalam atau di luar bisnis. Seseorang dapat memutuskan siapa yang bergabung, apa yang harus dibagikan, dan siapa yang dapat membagikan. Siapa pun yang memiliki akses ke internet memiliki akses ke kantor virtual jika diizinkan.

Kelebihan dari kantor virtual antara lain (Obringer, 2003):

1. Lebih banyak kebebasan, lebih banyak fleksibilitas
2. Peluang untuk beroperasi dari mana saja, misalnya, rumah, bandara, kereta api, mobil, atau dimana saja.
3. Efisiensi waktu dalam perjalanan ke kantor.
4. Mengurangi stress
5. Lingkungan kerja yang lebih santai.
6. Lebih banyak peluang untuk mempekerjakan pekerja paruh waktu atau kontrak.

Kekurangan dari kantor virtual antara lain (Obringer, 2003):

1. Kurangnya komunikasi tatap muka
2. Kesulitan teknis dalam komunikasi atau mengelola kemajuan pekerjaan.
3. Perasaan disasosiasi di antara karyawan.
4. Kurangnya dukungan baik administratif maupun manajerial.

MEMAHAMI KOMUNIKASI PERKANTORAN

Komunikasi perkantoran adalah proses berbagi pengetahuan dan gagasan antara satu orang atau kelompok dengan orang atau kelompok lain dalam suatu organisasi baik secara verbal maupun nonverbal. (Chegg India, 2021). Komunikasi perkantoran terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut. Dengan berkomunikasi maka akan mengantarkan terbentuknya kesatuan sistem dari bagian-bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja.

Esensi dari konsep “komunikasi perkantoran” dalam bahasa Inggris tidak selalu diistilahkan dengan “office communication”, namun juga banyak menggunakan istilah “workplace communication” atau “communication in the workplace”. Secara esensial, konsep ini juga banyak mengambil penjelasan dari konsep komunikasi organisasi (organizational communication) dan komunikasi bisnis (business communication). Semua konsep atau istilah tersebut memiliki irisan yang kuat, meskipun secara ontologi memiliki sedikit perbedaan.

Jika istilah office communication dipersamakan secara penuh dengan istilah workplace communication, masalahnya adalah bahwa istilah kantor atau office (sebagaimana telah dijelaskan di bab satu) tidak sepenuhnya bermakna fisik dan statis. Istilah kantor tidak selalu bermakna tempat, melainkan juga fungsi dan bersifat dinamis. Jadi, seharusnya konsep komunikasi perkantoran lebih luas dari konsep komunikasi di tempat kerja (workplace). Namun, tidak berarti pula bahwa konsep komunikasi di tempat kerja berbeda dengan konsep komunikasi perkantoran. Komunikasi di tempat kerja tetap merupakan bagian dari komunikasi perkantoran. Dapat pula dikatakan bahwa komunikasi di tempat kerja adalah makna sempit dari konsep komunikasi perkantoran.

Adapun ruang lingkup komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu (Gie, 2007):

1. Komunikasi kedalam (Internal Communication), yaitu komunikasi yang dilakukan di lingkungan kantor, misalnya pimpinan dengan bawahannya atau karyawan yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi ini mencakup komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
2. Komunikasi keluar (External Communication), yaitu komunikasi yang dilakukan oleh pihak kantor dengan pihak luar kantor.

Setiap kantor harus menyediakan sarana komunikasi dengan mempertimbangkan 7 faktor, yakni:

1. Kecepatan: seberapa urgen komunikasi tersebut?
2. Keakuratan: apakah informasi dapat diterima secara akurat?
3. Keamanan: apakah ada resiko kehilangan komunikasi?
4. Kerahasiaan: apakah akan menjadi masalah apabila ada orang lain yang tahu?
5. Warkat: apakah komunikasi perlu dalam bentuk tertulis ataukah cukup hanya dengan lisan?
6. Kesan: apakah komunikasi diharapkan mendapatkan kesan baik dari penerima?
7. Biaya: berapa besar biaya untuk menyediakan sarana komunikasi?

SKILL KOMUNIKASI DI KANTOR

Kapur (2020) menyebutkan beberapa manfaat dari keterampilan komunikasi di kantor:

1. Peningkatan Produktivitas

Untuk mengarah pada peningkatan produktivitas, setiap pegawai kantor perlu meningkatkan komunikasi yang efektif dengan pegawai lainnya, termasuk atasan, bawahan, rekan kerja dan individu; serta komunikasi di luar kantor seperti dengan pelanggan, distributor, dll. Ketika mereka fokus pada peningkatan keterampilan komunikasi, maka produktivitas dapat ditingkatkan.

• Peningkatan Semangat Kerja Pegawai

Semangat kerja pegawai memberikan gambaran keseluruhan pandangan, sikap, kepuasan dan kepercayaan diri mereka. Untuk melaksanakan tugas pekerjaan seseorang dengan baik dan menghasilkan hasil yang diinginkan, pegawai perlu membentuk pandangan yang konstruktif, sikap ramah, menimbulkan kepuasan dan mengembangkan tingkat kepercayaan. Melalui komunikasi yang efektif, pegawai dapat menambah pengetahuan dan pemahaman mereka tentang cara-cara yang cocok dan bermanfaat untuk mengarah pada peningkatan semangat kerja.

• Kepuasan Kerja yang Lebih Tinggi

Untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang tepat dan mencapai tujuan yang diinginkan, sangat penting bagi semua pegawai kantor untuk merasakan kepuasan kerja. Ketika mereka membangun keterampilan komunikasi yang efektif dengan pegawai lain, mereka akan merasa puas dengan pekerjaan mereka.

• Mengurangi Tingkat Perputaran Karyawan (Turn over)

Perputaran karyawan adalah sesuatu yang hampir rutin dialami setiap organisasi/kantor. Ketika pegawai yang kompeten pergi (resign), hal tersebut tidak menguntungkan bagi perusahaan. Jika para pegawai berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang tepat, salah satu manfaatnya adalah tingkat turnover berkurang.

• Meningkatkan Kepercayaan Pegawai Kepada Manajemen

Ketika antar pegawai berkomunikasi satu sama lain, mereka perlu menunjukkan keramahan, memberikan informasi faktual dan benar, dan menunjukkan rasa hormat dan sopan santun. Ketika supervisor, manajer, dan atasan menerapkan sifat-sifat ini, saat berkomunikasi dengan bawahan, mereka dapat mengembangkan kepercayaan yang meningkat dalam manajemen.

• Kerja Sama Tim yang Lebih Kuat

Ketika para pegawai mengerjakan proyek, tugas, atau melakukan tugas pekerjaan lainnya, mereka bekerja dalam tim maupun secara individu. Tim terdiri dari dua orang atau lebih. Ketika individu bekerja dalam tim, sangat penting bagi mereka untuk berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang efisien. Melalui komunikasi yang efektif, kerja tim yang lebih kuat dapat terbangun.

• Peningkatan Pengetahuan

Untuk melaksanakan tugas pekerjaan seseorang dengan cara yang tepat, sangat penting bagi setiap pegawai untuk menambah pengetahuan mereka. Peningkatan pengetahuan diperlukan dalam beberapa hal, misalnya penggunaan teknologi, bahan, alat dan perlengkapan, serta mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal kantor. Melalui komunikasi yang efektif dengan semua pegawai di tempat kerja, mereka dapat menambah pengetahuan mereka dalam berbagai hal.

• Penguatan Partisipasi Pegawai

Setiap pegawai perlu berpartisipasi aktif dalam berbagai tugas dan kegiatan di kantor. Terlepas dari pelaksanaan tugas pekerjaan, mereka juga perlu diberi kesempatan untuk mengekspresikan ide dan perspektif mereka. Ketika pegawai mengembangkan keterampilan komunikasi mereka dan diberikan kesempatan untuk berkomunikasi secara bebas, mereka akan dapat berkontribusi secara efektif dalam penguatan partisipasi pegawai.

• Pengembangan Budaya Organisasi yang Lebih Kuat

Budaya organisasi mengacu pada sistem asumsi, nilai, dan keyakinan bersama. Budaya organisasi didasarkan pada sikap, simbol, norma, nilai, keyakinan, prinsip, dan standar bersama yang memandu perilaku pegawai. Ketika pegawai dapat berkomunikasi satu sama lain secara efektif, mereka akan mampu mengembangkan budaya organisasi yang lebih kuat.

1. Pembentukan Lingkungan Kerja yang Ramah

Ketika para pegawai membangkitkan kesadaran tentang fakta bahwa mereka perlu berkomunikasi dengan baik dan membentuk istilah dan hubungan yang ramah dengan pegawai lain, mereka dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam pembentukan lingkungan kerja yang ramah. Keterampilan komunikasi yang efektif sangat berkontribusi signifikan dalam pembentukan lingkungan kerja yang ramah.

Oleh karena itu, komunikasi perkantoran sebaiknya dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

1. Menghargai semua individu dan memperlakukan mereka dengan hormat, sopan, dan sensitif.
2. Mengenali perbedaan budaya.
3. Berkomunikasi dengan cara mengembangkan dan memelihara hubungan positif.
4. Menggunakan strategi efektif untuk mengatasi hambatan komunikasi.

PROFESIONALITAS KERJA

Menurut Guffey & Loewy (2010), profesionalisme kerapkali dipadankan dengan beberapa istilah seperti civility (keadaban), polish (kesopanan), business etiquette (etiket bisnis), social intelligence (kecerdasan sosial) dan soft skill. Secara lebih luas, profesionalisme mencakup berbagai kualitas yang dimiliki oleh seorang individu bisnis (businessperson), terutama berkaitan dengan etika dan integritas.

Profesionalisme bukanlah pekerjaan atau tugas yang dilakukan oleh profesional, tetapi merupakan cara setiap orang melakukan pekerjaan atau tugas tersebut.

Untuk mewujudkan profesionalitas kerja di bidang perkantoran, peran dari keterampilan komunikasi sangat penting. Semua karyawan kantor membutuhkan apa yang disebut dengan komunikasi profesional. Dalam hal ini, komunikasi profesional dapat meliputi berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi tertulis, lisan, visual mupun digital.

Komunikasi profesional memadukan prinsip-prinsip pedagogis retorika, teknologi, perangkat lunak, dan teori pembelajaran untuk meningkatkan dan menyampaikan komunikasi dalam berbagai pengaturan mulai dari penulisan teknis hingga kegunaan dan desain media digital untuk berkomunikasi secara lebih efektif di dunia bisnis.

Keterampilan komunikasi profesional sangat penting karena semua jenis bisnis berisi aktivitas seperti: menulis, membaca, mengedit, berbicara, mendengarkan, aplikasi perangkat lunak, grafik komputer, riset Internet dan sejenisnya.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa memiliki keterampilan komunikasi profesional sangat penting bagi setiap eksekutif (Harmon, 2020):

1. Keterampilan komunikasi dapat membantu kita memilih metode komunikasi yang tepat untuk audiens kita.

Dengan keterampilan komunikasi profesional yang baik, kita dapat memastikan bahwa kita memilih saluran komunikasi yang tepat untuk audiens tertentu. Misalnya, dalam beberapa kasus, mungkin tepat untuk berkomunikasi melalui email, namun untuk kasus lain mungkin lebih tepat untuk bertemu tatap muka.

• Keterampilan komunikasi profesional biasanya disyaratkan oleh semua pemberi kerja

Mampu berkomunikasi secara efektif adalah keterampilan yang sangat diinginkan oleh semua perusahaan. Keterampilan ini bisa bermanfaat misalnya saat mencari pekerjaan atau saat dipertimbangkan untuk mendapatkan promosi.

• Dapat membantu menghindari kesalahpahaman

Dengan komunikasi yang buruk, pesan mudah disalahpahami. Dengan menguasai komunikasi profesional, potensi kesalahpahaman yang terjadi dapat diminimalisir.

• Membantu kita bekerja secara efektif dalam kelompok

Ketika kita bekerja dalam tim, kita harus dapat berkomunikasi secara teratur dengan orang lain. Kita mungkin perlu mendengarkan ide orang lain, sambil mengomunikasikan ide kita dengan jelas dan efektif. Komunikasi yang baik juga dapat membantu membangun hubungan kerja yang positif, sehingga tim kita bekerja lebih efektif dan produktif bersama.

• Dapat menginspirasi orang lain

Bagi seorang eksekutif, keterampilan berbicara di depan umum merupakan keterampilan yang penting untuk dikuasai. Dengan keterampilan komunikasi yang buruk, audiens kita mungkin menjadi bosan dan kurang respek. Dengan memiliki keterampilan public speaking yang baik, kita memiliki kesempatan untuk menginspirasi orang-orang di sekitar kita.

Joseph (2015) menyebutkan beberapa karakteristik orang yang bekerja secara profesional:

1. Berpakaian rapi dan pantas

Seorang profesional seyogyanya berpenampilan rapi, memenuhi atau bahkan melampaui aturan/etika berpakaian perusahaan tempat kita bekerja. Terutama jika bertemu dengan klien, kita harus benar-benar lebih memperhatikan penampilan untuk menciptakan kesan profesional.

• Percaya diri, namun tidak sombong

Sikap kita harus memancarkan kepercayaan diri tetapi bukan suatu keangkuhan. Bersikap sopan dan bertutur kata baik saat berinteraksi dengan pelanggan, atasan, atau rekan kerja. Bahasa tubuh dan ekspresi wajah kita juga perlu diperhatikan untuk menunjukkan sikap percaya diri.

• Apa yang kita katakan harus dikerjakan

Sebagai seorang profesional, kita biasanya akan diandalkan untuk menemukan cara dalam menyelesaikan pekerjaan. Untuk itu sangat penting bagi kita untuk selalu menepati janji pada waktu yang tepat, bekerja tepat waktu, mulai rapat tepat waktu, dan tindak lanjuti semua komitmen yang sudah kita buat.

• Jadilah ahli di bidang kita

Orang yang profesional akan berusaha untuk menjadi ahli di bidangnya, untuk membedakan mereka dari yang lain.

• Berperilaku secara etis

Orang yang profesional harus berperilaku dan bekerja secara etis dan mematuhi semua kode etik yang telah diatur oleh perusahaan.

• Bersikap tenang

Seorang profesional perlu menjaga ketenangannya bahkan ketika menghadapi situasi yang sulit. Misalnya, jika seorang kolega atau klien memperlakukan kita dengan cara yang kurang sopan, kita tidak boleh melakukan jenis perilaku yang sama.

• Memiliki etika dalam bertelepon

Etiket dalam bertelepon juga merupakan komponen penting dari perilaku profesional.  Sebaiknya kita tidak terlalu mendominasi percakapan dan mendengarkan dengan seksama pihak lain.

• Gaya berbicara sebaiknya bersifat formal

Selama korespondensi secara tertulis, sebaiknya jaga agar surat kita singkat dan langsung pada intinya. Nada bicara kita juga harus sopan dan formal.

• Bekerja secara terstruktur dan terorganisir

Seorang profesional harus dapat dengan cepat dan mudah menemukan apa yang dibutuhkan. Untuk itu cara kerja kita harus rapi dan teratur.

1. Mengakui Kesalahan

Apabila kita membuat kesalahan, jangan gengsi untuk mengakui dan cobalah untuk memperbaikinya jika memungkinkan. Jangan suka menyalahkan rekan kerja. Sebaliknya apabila perusahaan kita melakukan kesalahan, sebaiknya kita ikut bertanggung jawab dan bekerja untuk menyelesaikan masalah tersebut.

REFERENSI

Chegg India. (2021). Office Communication and Soft Skills you need to remember at work- Learn how to use them!. Diambil dari https://www.cheggindia.com/career-guidance/office-communication-soft-skills-you-need-to-remember/

Chopra, R. K. & Gauri, P. (2015). Office Management. Mumbai: Himalaya Publishing House

Gie, T. L. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Guffey, M. E. & Loewy, D. (2010). Essentials of Business Communication. Mason, OH: South-Western Cengage Learning.

Harmon, E. (2020). Why is professional communication important in the workplace?. Diambil dari https://www.opencolleges.edu.au/blog/2020/06/05/professional-communication-in-the-workplace/

Joseph, C. (2015). 10 Characteristics of Professionalism. Diambil dari https://smallbusiness.chron.com/10-characteristics-professionalism-708.html

Kapur, R. (2020). Understanding Cross-Cultural Barriers within the Course of Communication. Diambil dari https://www.researchgate.net/publication/347307823_Understanding_Cross-Cultural_Barriers_within_the_Course_of_Communication

Obringer, L. A. (2003). How Virtual Office Work. Diambil dari https://money.howstuffworks.com/virtual-office.htm

Soetrisno & Renaldi, B. (2006). Manajemen Perkantoran Modern; Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara