Pengelolaan Arsip Dinamis untuk Mendukung Tata Kelola Universitas

Bandung, UPI

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) harus membuat empat instrumen pengelolaan arsip dinamis (Tata Naksah Dinas, Sistem Klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip) sesuai dengan pasal 40 ayat 4 Undang-undnag No 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Hal tersebut disampaikan dalam kegiatan Focus Group Discussion (FGD) Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis, yang diselenggarakan oleh Arsip Universitas di Gedung University Center Kampus Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung.

Sekretaris Eksekutif  Dr. H. M. Solehuddin, M.Pd., M.A., megatakan,”Kearsipan di Universitas Pendidikan Indonesia bukan hanya tanggung jawab Arsip Universitas tetapi merupakan tanggung jawab bersama. Kebijakan Kearsipan UPI lahir didasarkan pada upaya universitas untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, dan ini tertuang dalam Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia No. 3848/UN40/HK/2016.”

Diharapkan dukungan dari seluruh unit kerja sehingga kearsipan di UPI dapat berjalan sesuai aturan yang berlaku. UPI sedang berupaya untuk melengkapi berbagai sarana dan prasaran kearsipan, ujarnya.

Sementara itu, Kepala Arsip Universitas Dr. H. Ade Sobandi, M.Si., M.Pd., menjelaskan bahwa Arsip Universitas UPI telah berupaya menyusun berbagai instrumen pengelolaan arsip dinamis salah satunya adalah Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Istrumen ini pada dasarnya merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

“Untuk kesempurnaan instrumen tersebut dibutuhkan informasi dari berbagai pihak.  FGD tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam rangka meminta masukan dari seluruh unit kerja, sehingga instrumen ini betul-betul bisa diterapkan dan sesuai dengan kegiatan yang terjadi di masing-masing unit kerja,” ujarnya.

Pada kesempatan yang sama dibahas pula tentang Jadwal Retensi Arsip yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (dodiangga)