PTN Diharuskan Memiliki Lembaga Arsip

Bandung,UPI

Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Pejabat Pengelola Informasi Daerah (PPID) harus menjadi sumber informasi terpusat dan satu pintu, setiap pertanyaan dalam tempo 10 hari harus terjawab, dan ditambah 7 hari bila diperlukan. Khusus LSM, apabila meminta informasi, LSM tersebut harus dicek terlebih dulu keabsahannya di Kementerian Dalam Negeri, khawatirnya disalahgunakan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab, ujar Madha, S.Pd., MM., dari Pusat Informasi dan Humas Kemdikbud saat Sosialisi SPAD (Sistem Pengelolaan Arsip Dan Dokumentasi) dan Layanan Informasi Publik, Senin (30/7/2014), di Gedung Univercity Center, kampus UPI Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung.

Setiap PTN diharuskan memiliki lembaga arsip tersendiri, bisa berbentuk UPT atau lainnya. Arsip tetap milik fakultas atau unit kerja yang bersangkutan, bisa diakses kapanpun,  sebagai contoh fakultas harus menyimpan arsip 5 tahun ke belakang, keuangan harus menyimpan arsip 10 tahun kebelakang, dan BAAK harus menjadi lembaga yang multifungsi.

Dikatakannya,”Arsip tetap milik pencipta, hanya pengelolaan dan pemeliharaannya di kelola oleh sekretariat, yang disebut arsip adalah satu kesatuan, sebagai contoh dalam proses pembuatan surat permohonan, kita mengeluarkan surat permohonan tidak lantas disimpan di folder/ordner surat keluar, dan ketika mendapat surat balasan tidak lantas menjadi surat masuk yang disimpan di folder/ordner surat masuk, kedua surat tersebut tidak dipisahkan, keduanya menjadi satu kegiatan utuh.”

Banyaknya permintaan data dan informasi dari masyarakat merupakan salah satu hal yang melatarbelakangi pentingnya mengelola arsip melalui SPAD, selain karena adanya kebutuhan dalam penyajian informasi secara cepat, tepat dan akurat.

Tersebarnya informasi dan dokumen mengakibatkan waktu yang dibutuhkan dalam proses mencari dan menemukan informasi dan dokumen juga menjadi salah satu alasannya. Disamping itu diperkuat oleh UU KIP No 14 Tahun 2008 tentang ketersediaan dan kesiapan data dan informasi yang harus disampaikan kepada Masyarakat.

Adapun jenis arsip berdasarkan medianya, diantaranya arsip berbasis kertas, arsip pandang dengar (audio visual record), arsip kartografik dan arsitektual, dan arsip elektronik (machine readable).

Tanggung jawab pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik pada tingkat PTN dilakukan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi dan/atau sekretariat PT.

Dijelaskan Madha,”Masalah kearsipan di unit kerja biasanya disebabkan oleh arsip aktif dan inaktif yang masih bercampur di ruang kerja, adanya pemberkasan yang tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih didasarkan pada nomor urut agenda, kemudian pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri, dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi, serta melakukan penumpukan arsip.

Solusinya, mulailah membenahi surat/berkas, simpanlah surat/berkas menurut subjeknya, jangan lupa menggunakan peralatan yang standar seperti filling cabinet, ordner, almari arsip, kemudian hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat masuk atau surat keluar, serta lakukan penyusutan arsip secara reguler, terangnya.

Pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kemendikbud bertujuan untuk menjamin arsip dan dokumentasi serta informasi publik yang otentik dan terpercaya, dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien, menjamin tetap bernilai guna dapat diselamatkan dan dilestarikan, untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

Menjamin arsip dan dokumentasi sebagai alat bukti yang sah, terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, sebagai bukti pertanggungjawaban di bidang pendidikan dan kebudayaan sebagai identitas dan jati diri bangsa, menjamin keamanan dan keselamatan aset Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. (Dodiangga)