UPI Terus Benahi Kearsipan Universitas

Bandung, UPI

Kearsipan suatu lembaga akan maju ketika dibangun melalui 2 hal. Pertama, adanya komitmen dari pimpinan dan yang kedua, adanya konsistensi di level pelaksana. Konsistensi ini salah satunya adalah ketersediaan sumber daya manusia yang kompeten di setiap titik. Sementara itu untuk komitmen, UPI sudah melakukannya. Tidak banyak perguruan tinggi yang berani untuk diakreditasi kearsipannya, tetapi dengan berani Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) meminta untuk dilakukan akreditasi oleh Arsip Nasional.

Demikian pernyataan yang disampaikan Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia Rudi Anton, S.H., M.H., saat memberikan paparannya terkait Akrediatsi Kearsipan di hadapan para pimpinan di lingkungan UPI. Presentasi disampaikan di Ruang Rapat Lantai 3, Gedung University Center, Kampus UPI Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 225 Bandung, Selasa (6/8/2019).

Saat ini UPI sudah masuk dalam tahap penilaian, ungkapnya, hasilnya dititikberatkan pada penguatan sarana dan prasarana. Sebagai sebuah Arsip Universitas tentu punya record centre untuk arsip inaktif dan mempunyai depo untuk arsip statis. Kondisi di lapangan, UPI belum mempunyai depo untuk arsip statis, sifatnya masih sementara belum menjadi depo dalam pengertian sesungguhnya.

Lebih lanjut ditegaskan,”UPI juga belum memiliki petugas khusus yang sehari-harinya fokus mengerjakan arsip. Kearsipan masih dianggap pekerjaan sunah belum wajib. Diusulkan, UPI menentukan titik pengolahan arsip dan menentukan sumber daya manusia yang khusus mengolah arsip di setiap titiknya. Jika dari sisi kebijakan UPI hanya tinggal memperbaiki sedikit-sedikit dengan demikian tidak lama lagi kearsipan di UPI akan lebih baik. Jadi kuncinya UPI disarankan untuk memperkuat sistem, sumber daya manusianya dan sarana prasarana.”

Berdasarkan hal tersebut, lanjutnya, UPI harus menyiapkan depo yang representative, karena depo arsip statis akan menyimpan arsip selama ratusan tahun bukan sementara lagi. Komitmen menjadi satu langkah wajib untuk berhasil, dengan komitmen tersebut, pimpinan tinggal perintah, sudah tidak ada persoalan lagi.

“Nilai yang diperoleh UPI saat ini masih sementara sifatnya. Arsip Universitas di UPI masih terus berbenah, yang mungkin dilakukan segera adalah menyediakan tempat, sementara untuk sistem, dalam waktu 1 hingga 2 bulan sudah rapih. Pembuatan depo memang membutuhkan waktu, juga penarikan arsip statis dari berbagai fakultas. Jika semua berjalan sesuai skenario, bukan tidak mungkin UPI menjadi kampus dengan pengelolaan arsip terbaik,” ungkapnya.

UPI ditantang untuk memperoleh nilai akreditasi kearsipan A+, harapnya. Nilai tersebut dapat mengindikasikan sudah terkoneksinya titik-titik sentral file. Pimpinan dapat mengontrol setiap arsip yang tercipta di setiap lini melalui aplikasi tersebut. Dengan kondisi UPI yang sudah memiliki komitmen yang kuat, rencana kerja selanjutnya adalah menyusun agenda kerja minggu per minggu untuk memperolehnya.

Menanggapi hal tersebut, Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi UPI Prof. Dr. Aim Abdulkarim, M.Pd., menegaskan bahwa untuk memperoleh hasil akreditasi kearsipan dengan hasil maksimal maka data-data yang diperoleh dari visitasi oleh asesor yang pertama harus ditindaklanjuti lebih serius.

Ditegaskannya,”Oleh karena itu Kepala Arsip Universitas harus melakukan koordinasi, kemudian melakukan pendampingan dan melaksanakan semua rekomendasi termasuk menyediakan sumber daya manusia kearsipan agar lebih fokus, serta memenuhi kekurangan sarana prasarana kearsipan. Di samping itu, seluruh unit kerja di UPI, diupayakan untuk mengimplementasikan tertib arsip, serta meminta arsip nasional untuk melakukan pendampingan lagi sehingga targetnya skor maksimal tercapai. Kalaupun masih ada rekomendasi, kita tindaklanjuti secara terus menerus dan berkelanjutan, diharapkan hasilnya sesuai target konteks kearsipan.” (dodiangga)