Bandung, UPI

Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) pada Rabu (15/02/2023) menerima kunjungan kerjasama dari Karya Studi Kedokumentasian Indonesia (KSKI). Kegiatan tersebut bertempat di ruang rapat gedung FIP UPI B dan dihadiri oleh Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan, Prof. Dr. Rudi Susilana M.Si., Ketua Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, Dr. Hj. Linda Setiawati, M.Pd., Ketua KSKI Rahmi Ph.D., pengawas KSKI yaitu Blasius Sudarsono, M.LS., dan Dr. C. Musiana Yudhawasthi, M.Hum., beserta jajaran dosen dan mahasiswa Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi. Agenda kunjungan kerjasama ini dirangkaikan dengan agenda roadshow KSKI dan Perkuliahan Dosen Praktisi.

Sebelum penandatanganan MoU, acara dibuka dengan sambutan Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan, Ketua Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, dan Ketua KSKI. Dalam sambutannya, Prof. Dr. Rudi Susilana M.Si., sebagai salah satu pendiri Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi UPI, menyampaikan bahwa keluarga besar Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia mengapresiasi kerjasama ini karena KSKI dan Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi memiliki visi, misi, dan tujuan yang selaras.

Acara dilanjutkan dengan penandatangan MoU oleh Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan, Ketua Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi, dan Ketua KSKI. Selanjutnya, agenda dilanjutkan dengan perkuliahan dosen praktisi oleh Blasius Sudarsono, Dr. C. Musiana Yudhawasthi, M.Hum., dan Rahmi, Ph.D.. Perkuliahan diikuti oleh mahasiswa Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi. Adapun materi yang disampaikan berkaitan dengan pengenalan dokumentasi dan perkembangannya. (syr, Prodi Perpusinfo, Ed. HN)

Bandung, UPI

Secara garis besar, ada 2 hal pokok yang harus segera kita lakukan. Pertama, melaksanakan amanat undang-undang tentang Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi (PAN RB) Nomor 19 Tahun 2018, dimana setiap perguruan tinggi atau setiap unit kerja di lembaga pemerintahan harus membuat peta proses bisnis. Atas dasar hal tersebut, kita merasa perlu untuk segera menyosialisasikan Peta Proses Bisnis UPI dan Workshop Penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI.

Pernyataan tersebut ditegaskan Tim Pengembang Reformasi Birokrasi yang juga Tim Penilai Asesor ZI Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Dr. Sahroni, S.Sn., M.Pd, dalam sesi wawancara usai memberikan paparannya dalam kegiatan Sosialisasi Peta Proses Bisnis UPI dan Workshop Penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI, di Ruang Rapat Gedung University Center Lantai 3 Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229, Kamis, (16/2/2023).

Dr. Sahroni menjelaskan bahwa UPI juga berkepentingan untuk itu. Ditegaskannya,”Bukan hanya sekedar melaksanakan amanat Permen PAN RB, tapi ini juga sangat berpengaruh terhadap proses layanan yang akan dilakukan oleh UPI. Dengan demikian, kita akan mengetahui kelemahan dan keunggulan yang kita layani.”

Apakah sudah sesuai dengan harapan pelanggan atau tidak, tanya Dr. Sahroni, semuanya akan teridentifikasi nanti, dan itu menjadi sangat penting bagi kita untuk melakukan Pemetaan Proses Bisnis UPI dan Penyusunan SOP.

“Bisa ditarik kesimpulan bahwa saat ini terjadi urgensi pembuatan proses bisnis. Bagaimana cara membuatnya dan seperti apa. Manfaatnya untuk kita seperti apa. Langkah-langkah apa yang kita lakukan. Bagaimana harapan pimpinan dan seperti apa, sehingga nanti di dalam waktu yang sudah ditentukan kita sudah memiliki peta proses bisnis,” ujar Ketua Agen Perubahan di UPI ini.

Lantas persiapannya apa saja, lanjutnya, yang harus dipersiapkan utamanya adalah koordinasi dengan pimpinan di setiap unit kerja. Jadi, jangan sampai pimpinan unit tidak tahu bahwa kita sebenarnya butuh mereka, karena yang tahu layanan di unit adalah mereka. Meskipun secara afirmasi adalah ada kemungkinan di tingkat bawahnya.

“Oleh karena itu, pada saat ini pimpinan unit diundang dalam kegiatan Sosialisasi Peta Proses Bisnis UPI dan Workshop Penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI secara serentak,” ungkapnya.

Persiapan kita berikutnya adalah meminta kepada setiap unit kerja untuk mengidentifikasi layanan apa yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja. Setelah diidentifikasi, semua layanan unit tersebut kita bawa ke tingkat pusat. Kita adakan lokakarya, kemudian disusun bersama-sama untuk membuat Proses Bisnis UPI. Dengan demikian, nanti menjadi rujukan dalam pembuatan SOP setiap unit. (dodiangga/ravi)

Bandung, UPI

Kita sebagai lembaga pemerintahan yang melayani publik terutama dalam bidang pendidikan, itu sudah seharusnya kita memiliki proses bisnis yang lengkap dan utuh, sehingga ini juga bisa menjamin transparansi untuk publik, dan pada akhirnya mereka tahu apa yang kita lakukan, kemudian bagaimana prosesnya dan lain sebagainya.

Hal tersebut disampaikan Direktur Direktorat Perencanaan dan Organisasi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Dr. Nono Supriatna, M. Si., dalam sesi wawancara usai memberikan paparannya dalam kegiatan Sosialisasi Peta Proses Bisnis UPI dan Workshop Penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI, di Ruang Rapat Lantai 3 Gedung University Center Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229, Kamis, (16/2/2023).

Diungkapkan Dr. Nono,”Sampai saat ini kita sudah berproses bersama tim untuk menyusun itu dan baru kita lengkap itu ada di bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan. Kalau kita melihat Tri Dharma Perguruan Tinggi, ada bidang penelitian yang belum kita review. Diharapkan, dalam waktu dekat juga kita sudah bisa dokumentasikan dengan lengkap seperti halnya di bidang Pendidikan.

Sasaran Proses Bisnis UPI, lanjut Dr. Nono, peruntukannya tentu saja adalah untuk publik, termasuk juga Kementerian, karena kita juga diwajibkan dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) dan lain sebagainya bahwa kita harus punya proses bisnis yang utuh. Bukan hanya sampai level 2, sekarang progresnya sampai level 2, kecuali untuk bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan yang sudah lengkap sampai ke flowchart.

“Peserta kegiatan sosialisasi dan workshop Proses Bisnis UPI adalah pimpinan. Pimpinan semua unit, mungkin juga ada beberapa yang mewakili,” ungkapnya.

Untuk workshop yang sekarang ini, lanjut Dr. Nono, sebagai awal tentang teknis pengerjaannya yang nanti akan dilakukan oleh tim bersama unitnya masing-masing.

Ditegaskannya,”Sekarang workshopnya adalah bersama pimpinannya, karena pimpinannya sebetulnya yang lebih tahu terkait dengan proses bisnis yang ada di lingkungannya. Hanya mereka memiliki kesibukan masing-masing, banyak kegiatan yang harus mereka lakukan. Oleh karena itu, kita meminta dukungan ke pimpinan, termasuk juga perwakilan dari mereka untuk bisa mengirimkan PIC-nya yang mana nanti kita bisa membantu dalam penyusunan proses bisnis di lingkungan UPI.”

Penyusunan proses bisnis itu selain diwajibkan oleh Kementrian juga merupakan sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran, efisiensi, dan efektivitas kerja di lingkungan UPI itu sendiri. Oleh karena itu, kita harus bisa menyelesaikan, apalagi dalam waktu yang cepat kita akan melakukan penilaian Zona Integritas (ZI) di unit Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (FPIPS) dan ini harus segera. Pihaknya memohon bantuan dan dukungannya.

“Sementara itu dukungan dari Pimpinan Universitas sangat tinggi, tadi disampaikan juga oleh Pak Rektor, Pak Wakil Rektor Bidang Inovasi, Kebudayaan dan Sistem Informasi, kemudian oleh Pak Sekretaris Universitas, bahwa ini sesuatu yang memang harus segera dilakukan/diproses,” ujarnya. (dodiangga/ravi)

Bandung, UPI

Berbicara tentang Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI-WBK) yang dinilai oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), tidak lepas dari pelibatan dan penggunaan aplikasi, karena di dalam standar penyusunan Proses Bisnis dan SOP, diharuskan melibatkan penggunaan aplikasi.

Pernyataan tersebut disampaikan Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi (STI) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Dr. Cepi Riyana, M. Pd., dalam sesi wawancara usai melakukan kegiatan Sosialisasi Peta Proses Bisnis UPI dan Workshop Penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI, di Ruang Rapat Lantai 3 Gedung University Center Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229, Kamis, (16/2/2023).

“Keduanya terlalu sulit dan kompleks untuk dijalankan jika tidak menggunakan aplikasi, apalagi jika hanya menggunakan aplikasi standar seperti office dan lain sebagainya,” ungkap Dr. Cepi.

Salah satu keterlibatan Direktorat STI UPI di dalam penyusunan Peta Proses Bisnis UPI dan penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI adalah mendukung bagaimana caranya membantu unit-unit dalam melengkapi Enterprise Architecture (EA)-nya.

Dijelaskan Dr. Cepi,”Di dalam Smart Management System (SMS) ada program penyusunan Enterprise Architecture (EA). Untuk bisa menterjemahkan Smart Management System (SMS) tonggak awalnya itu harus ada Smart Management System Enterprise Architecture (SMS-EA). (SMS-EA) adalah aplikasi arsitektur kelembagaan, organisasi dan IT UPI yang menyelaraskan antara visi, renstra dan SOTK serta dukungan teknologi, sebagai indikator SMS terintegrasi.”

Keharusan menyusun Peta Proses Bisnis UPI dan menyusun SOP unit kerja di Lingkungan UPI ini sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi (PAN RB) Nomor. 19 Tahun 2018.

“Di dalam proses penyusunan SMS-EA itu sangat terkait dengan proses Peta Proses Bisnis UPI dan Penyusunan SOP unit kerja di Lingkungan UPI, dan kita sudah mencanangkannya,” ujar Dr. Cepi.

Lebih dari itu, katanya, kami menuangkan proses bisnis yang mereka miliki termasuk jenis-jenis layanan itu ke dalam aplikasi yang kita gunakan yaitu Spark.

Diungkapkannya,”Progresnya, sekarang ini sudah lengkap, karena memang sudah diprogramkan sejak tahun 2021-2022 (hanya Unit Akademik dan Unit Kemahasiswaan). Namun, jika dari sisi Tri Dharma Perguruan Tinggi, itu satu bagian lagi yang belum lengkap, namanya pengabdian dan penelitian.”

Target UPI saat ini adalah penilaian di satu fakultas yaitu Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (FPIPS), saat ini masih harus melengkapi untuk bisa sampai pada mendapatkan pemeringkatan sebagai Wilayah Bebas Korupsi. Salah satu syaratnya harus melengkapi proses bisnis yang ada.

“UPI sebagai universitas yang leading and outstanding harus sangat concern untuk bisa mencapai target itu. Kita lakukan secara perlahan di awali dengan menyusun Proses Bisnis dan SOP, ini sudah sangat urgent untuk bisa melengkapinya,” pungkasnya.

Hadir sebagai narasumber, Direktur Direktorat STI, Direktur Direktorat Perencanaan dan Organisasi dan Tim Penyusun Peta Proses Bisnis UPI. (dodiangga/ravi)

Ikhsan Rahmadsyah merupakan mahasiswa Program Studi Pendidikan Akuntansi Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis Universitas Pendidikan Indonesia Angkatan 2018.  Ikhsan diterima program magang studi independent bersertifikat  di perusahaan Kinobi Asia, tetapi Saya masuk tim Kinobi Indonesia. Bidang pekerjaan Saya adalah Social Media (Design). Pada bidang ini Ikhsan bertugas membuat desain untuk berbagai keperluan Sosial Media milik Kinobi Indonesia (Instagram dan LinkedIn). 

Ikhsan, sudah tahu dari awal munculnya program MBKM ini. Ikhsan lebih  banyak mencari tahu ketika akhir Desember, dan mendapatkan informasinya dari dari Instagram Kemdibudristek serta informasi dari program studi yang sering membagikan informasi-informasi kegiatan akademik dan kemahasiswaan.  

Kepada redaksi, Ikhsan menjelaskan hal apa saja yang harus dipersiapkan untuk seleksi magang. Tentunya yang paling utama adalah memiliki akun MBKM, jika belum punya, harus membuat terlebih dahulu. Setelah itu, lengkapi berkas-berkasnya. Seperti CV, Transkrip Nilai, Surat Rekomendasi Magang, dan Sertifikat. Adapun berkas tambahan jika memang diperlukan seperti Portfolio. 

Pada awalnya Ikhsan dihubungi melalui email dan whatsapp, terkait ketertarikan mereka kepadanya melalui program magang ini. Proses seleksi pertama adalah interview dengan Marketing Associate dari perusahaan. Lalu, setelah itu saya diberikan tugas untuk membuat desain feeds dalam satu hari. Kemudian, proses seleksi kedua adalah interview dengan CEO dari perusahaan. Hal menarik dalam proses seleksi ini adalah interviewnya menggunakan Bahasa Inggris. 

Kesan Ikhsan bisa lolos seleksi program magang tidak menyangka dan sangat senang. Karena pada awalnya saya tidak terlalu tertarik untuk daftar magang. Bahkan saya menyiapkan berkas-berkas dan daftar pada saat satu minggu sebelum program ditutup. Tapi Alhamdulillah terbayarkan dengan diterima di salah satu perusahaan.  Program ini sangat bermanfaat karena memberikan kesempatan kepada mahasiswa yang belum memiliki pengalaman kerja sama sekali, bahkan jika jurusannya tidak sesuai pun masih ada peluang untuk bisa mendapatkan kesempatan magang tersebut. 

Kegiatan dan pengalaman Ikhsan selama magang menghandle semua desain untuk postingan yang ada di Instagram @kinobi.id, selain itu Ikhsan juga membantu desain untuk kegiatan-kegiatan yang ada di Kinobi. Pengalaman uniknya adalah setiap ada meeting, kita harus menggunakan Bahasa Inggris, karena Kinobi bukan hanya ada di Indonesia, tetapi pegawainya tersebar juga di beberapa negara seperti Singapura, Filipina, Thailand, dan Vietnam. 

Peran Ikhsan dalam kegiatan magang diperusahaan yaitu diberikan tanggungjawab yang besar karena dipercaya membuat desain untuk semua konten yang ada di Social Medianya.  Harapan Ikhsan terhadap kegiatan magang diperusahaan Semoga terus berlanjut agar dapat memberikan kesempatan kepada mahasiswa yang ingin memulai karirnya meskipun belum lulus. 

Tips agar bisa lolos magang dengan mempersiapkan CV sebaik mungkin, karena tahap awal yang dilihat oleh perusahaan adalah CV. Kemudian, persiapkan juga berkas-berkas pendukung yang diperlukan. Dan ketika lolos ke tahap interview, siapkan terlebih dahulu dengan latihan sendiri dan mencari pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan ketika interview (Yana Setiawan)