Benchmarking Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) ke Arsip Universitas

Arsip Universitas didirikan pada tahun 2015 berdasarkan Peraturan Rektor Nomor 6489/UN40/HK/2015 tanggal 6 Oktober 2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Universitas Pendidikan Indonesia. Dalam kurun waktu delapan tahun, Arsip Universitas mengatasi berbagai tantangan penyelenggaraan kearsipan. Upaya ini mencakup perbaikan kebijakan kearsipan, pembangunan gedung arsip, peningkatan sarana prasarana, serta pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan.

Pada tanggal 8 Desember 2023 Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melakukan benchmarking ke Arsip Universitas, ini menjadi momen pertukaran pengalaman dan pemahaman terkait akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan Pengawasan Kearsipan Internal. Pihak Arsip UGM dihadiri oleh Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev., selaku Kepala Bidang Arsip UGM, didampingi oleh Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., dan Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc., selaku Arsiparis UGM dan Ratna Susanti, S.IP., M.A., Pemroses Kepegawaian dan PUMK.

Arsip Universitas menyambut baik kedatangan tim dari Bidang Kearsipan UGM untuk berdiskusi terkait pengelolaan kearsipan. Akreditasi dan pengawasan kearsipan Arsip Universitas memperoleh prestasi. Prof. Dr. Agus Rahayu, M.P., selaku Wakil Rektor Bidang Inovasi, Kebudayaan, dan Sistem Informasi UPI mengemukakakan bahwa raihan yang membanggakan Arsip Universitas telah berhasil memperoleh akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dengan predikat sangat baik “A” dan Sangat Baik” pula dalam nilai Pengawasan Kearsipan Eksternal dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Hal ini merupakan langkah penting menjadikan UPI sebagai contoh dalam pengelolaan kearsipan.

Inovasi Arsip Universitas misalnya pada tahun 2020 dikembangkan aplikasi SANDI (Sistem Aplikasi Naskah Dinas) yang sebelumnya merupakan pengembangan dari SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yaitu sebuah aplikasi milik ANRI yang dapat dimanfaatkan oleh lembaga kearsipan. Pembuatan arsip dilakukan secara elektronik, namun pengirimannya harus mengunduh surat sebelum dikirim secara online melalui SIKD. Tahun 2022, Arsip Universitas mengembangkan SINERGI (Sistem Aplikasi Naskah Terintegrasi) dengan memadukan antara aplikasi SIKD dengan SANDI untuk meningkatkan kinerja kearsipan. Sehingga, proses pembuatan hingga distribusi arsip menjadi arsip digital yang dapat diintegrasikan ke dalam satu aplikasi SINERGI.