Prof. Epon Ningrum Katakan Kegiatan AMI untuk Samakan Standar

Bandung, UPI

Kami, di Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) sebenarnya sudah melakukan banyak hal. Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) ini tidak hanya dilakukan saat ini saja. Kegiatan AMI itu sebenarnya dilaksanakan sepanjang tahun, terutama tentang persiapan penyempurnaan instrumen AMI. Ini sudah dimulai sejak Maret. SPM UPI juga melakukan penambahan dan atau menyusun kembali instrumen-instrumen, utamanya yang terkait dengan IKU dan Kontrak Kinerja. Untuk diketahui, instrumen LAM sekarang itu banyak macamnya. Oleh karena itu, jika sama kami memasukkannya, kalau ada yang berbeda itu biasanya tergantung dari lembaga akreditasi masing-masing.

Informasi tersebut disampaikan Tim Kesekretariatan SPM UPI Bidang Sistem Penjaminan Internal (SPMI) Prof. Dr. Epon Ningrum, M.Pd., dalam sebuah wawancara di sela-sela kegiatan Pelatihan dan Sosialisasi Instrument Audit Mutu Internal 2023 yang diselenggarakan selama 2 hari, Senin dan Selasa (21-22/8/2023), di Auditorium Gedung JICA Fakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FPMIPA), Kampus UPI Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung, Selasa (22/8/2023).

“Kami menyisir kembali semua instrumen dan menyusun kembali instrumen yang belum ada. Misalnya, untuk Pendidikan Profesi Guru (PPG), di tahun kemarin belum dilaksanakan audit, dengan demikian, kami laksanakan di tahun ini. Kami susun instrumennya untuk tahun ini. Sama halnya dengan Perpustakaan, kita juga lakukan, termasuk 2 lembaga non unit atau unit non akademik, kita tambahkan,” ungkap Prof. Epon.

Selalu ada upaya untuk menyempurnakan instrumen tersebut, tegas Prof. Epon, dimulai dari penyusunan, kemudian me-review kembali dengan menghadirkan unit-unit yang terkait, juga melaksanakan FGD, dengan harapan instrumen tersebut setiap saat berkembang dan mendapatkan data yang sesungguhnya. Mungkin saja ada yang ambigu kalimatnya, namun mudah-mudahan dengan cara tersebut, komunikasi diantara para pihak bisa sejalan. Bagaimana caranya, apa maksudnya, kemudian bagaimana ke depannya, sehingga di tahun-tahun ke depannya komunikasinya semakin lancar.

Ditegaskan Prof. Epon, dengan berlangsungnya kegiatan ini kami mengharapkan adanya ketercapaian. Intinya, bagaimana kita bisa mencapai standar yang ditetapkan universitas. Tapi, kalau misalnya belum tercapai, berarti kita wajib mencari tahu mengapa ini bisa terjadi dan bagaimana tindak lanjutnya, agar standar yang sudah ditetapkan oleh universitas tercapai tercapai, dan agar IKU yang sudah ditetapkan oleh universitas juga tercapai, termasuk juga kontrak kinerja yang sudah ditandatangani oleh setiap Kaprodi tercapai.

“Intinya bagaimana kita membangun mutu dan mencapai mutu. Bagaimana caranya agar kita tidak lagi menjadi bagian yang dikejar-kejar oleh AMI, tapi standar ini sudah menjadi kesadaran bagaimana kita menciptakan budaya mutu. Proses inilah yang membentuk budaya mutu, semua proses itu berorientasi pada pencapaian mutu,” tegasnya lagi.

Alhamdulillah, lanjut Prof. Epon, hari ini merupakan hari kedua kita melaksanakan pelatihan dan sosialisasi tentang pengisian instrumen AMI di tahun 2023. Pelatihan ini terkait dengan adanya instrumen yang dianggap relatif baru, terutama yang ada kaitannya dengan IKU yang dititipkan Universitas dan Kementerian.

Dijelaskan Prof. Epon,”Kami di SPMI menjabarkan 8 IKU menjadi 32 poin. Poin-poin yang ada di setiap sheet instrumen AMI tahun 2023 ini. Harapannya bahwa dengan adanya AMI ini, terjadi peningkatan terhadap standar mutu yang sudah ditetapkan oleh UPI dan IKU.”

Kemudian juga, lanjutnya, kegiatan AMI dilakukan terhadap beberapa kontrak kinerja unit-unit pelaksana Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Prodi, terutama unit non akademik, seperti Kepala Biro atau mungkin lembaga-lembaga, seperti lembaga penelitian dan lembaga lainnya yang juga menjadi bagian dari aktivitas AMI yang dilaksanakan tahun ini. Harapannya, kita mengetahui berapa tingkat ketercapaian standar yang sudah ditetapkan, kemudian bagaimana ketercapaian IKU yang menjadi target Universitas, serta kontrak kinerja yang sudah dilaksanakan oleh setiap Kaprodi.

“Di dalam melakukan kegiatan AMI, kita masukkan dalam instrumen dan itu menjadi bagian monitoring bagi kami. Bagaimana ketercapaiannya, walaupun mungkin di tingkat universitas juga sudah ada monitoring setiap 4 bulan sekali melalui e-reporting, tapi kita pun punya kewajiban untuk melaksanakan pemantauan terhadap keberhasilannya melalui kegiatan Audit Mutu Internal yang dilaksanakan setiap tahunnya,” ujar Prof. Epon.

Adapun kendala yang sering muncul adalah pencarian data dan penggalian data serta dokumen yang mungkin terhambat di tingkat Prodi atau tingkat Unit yang menjadi auditee, sehingga ketika ada yang masuk, ada bagian yang masih kosong datanya. Hal lainnya adalah kendala ketepatan waktu untuk pengumpulan data, ini juga banyak yang terlambat. Kendala yang dirasakan lainnya adalah masalah komunikasi antara auditee dengan auditor. Pentingnya terjadi interaksi yang komunikatif antara auditee dan auditor, ini akan memudahkan tercapainya keinginan untuk mendapatkan data.

“Melalui kegiatan ini diharapkan kita memiliki sistem informasi yang terintegrasi, sehingga data yang diperlukan itu mudah diakses dari berbagai divisi atau berbagai bagian yang memang mensuplai dan menyediakan data,” harapnya.

SPM membuka ruang publik untuk tanya jawab, ujarnya. Kami bisa diakses melalui instagram, website, juga dengan cara yang personal, bahkan kita juga mempunyai WA grup untuk para auditee dan auditor termasuk SKM. Jadi, ruang komunikasi itu sangat terbuka sekali. (dodiangga/safira)